内々定辞退の伝え方｜守るべき4つのマナーを例文付きで解説

内々定の辞退は可能！ ただし企業に対するマナーは守ろう

佐藤みなと

うーん……。

渡辺キャリアアドバイザー

どうしましたか？

佐藤みなと

実は複数の企業から内々定をいただいたのですが、対応に困っていて……。

渡辺キャリアアドバイザー

なるほど！ つまり、内々定の辞退をしようか迷っているということですね？

佐藤みなと

その通りです。 そもそも、内々定を辞退することってできるのでしょうか？

渡辺キャリアアドバイザー

多くの学生が対応に悩むポイントですよね。では、今回は内々定の辞退について詳しく解説するので参考にしてみてください！

内々定が辞退可能な理由を解説

内々定とは「採用予定通知」を指します。つまり、内々定の意味は企業からの「採用したいと思っています」という意思表示です。あくまで企業側からの意思表示なので、内々定を受けた学生は選ぶ権利があるということになります。

一方、内定の場合は、企業と学生の間で「労働契約」を結ぶことになります。内々定と内定の違いは「正式な契約を結ぶかどうか」だと覚えておきましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

ただし、内定を承諾した場合も学生側は辞退することが可能です。内定の「労働契約」を結んだ後も、学生には選ぶ権利があることを覚えておきましょう！

キャリアアドバイザーコメント

内々定を辞退する際に守るべき4つのマナー

佐藤みなと

内々定は辞退することができるんですね！

渡辺キャリアアドバイザー

ただし、辞退するときにはマナーを守る必要があります。ここからは、辞退をするときに覚えておいてほしい4つのマナーについて解説していきます。

①辞退意思が決まったら早めに連絡しよう！

佐藤みなと

どうして早めに伝える必要があるのですか？

渡辺キャリアアドバイザー

一番の理由は、企業へ迷惑をかけないためです！ 企業によって採用人数は決まっているため、空きが出た場合は、再度学生を探す必要があるからです。

内々定を辞退するときは、意思が決まった段階でなるべく早く辞退を申し出るようにしましょう。

企業は毎年、新卒採用をおこなう時は「採用予定人数」を決めています。内々定を辞退する場合は、その予定人数に空きが出てしまうため、企業は新しく枠を埋めるために学生を探す必要があるからです。

佐藤みなと

「早く連絡をする」ということは、企業側への配慮につながるということですね！

②メールよりは電話での連絡がおすすめ！

佐藤みなと

電話での連絡は、少し勇気がいりますね……。

渡辺キャリアアドバイザー

確かに、辞退の意思を伝えることは勇気がいりますよね。ただ、電話で伝えることは重要です。その理由を解説します。

内々定の辞退を伝える時はメールではなく、口頭で気持ちを伝えられる、電話にておこなうようにしましょう。電話で辞退を伝えることで以下のようなメリットがあります。

メールの場合、ほかのメールに埋もれてしまい担当者が見落としてしまうリスクがあります。そのような場合は、企業にとっても学生にとってもデメリットでしかありませんよね。電話だと、口頭で伝えられるため漏れるようなことはないでしょう。

③辞退理由は正直に伝えよう！

佐藤みなと

辞退理由を聞かれた場合は、どのように答えればいいのでしょうか？

渡辺キャリアアドバイザー

辞退理由は、できるだけ正直に伝えることがマナーになります！

内々定の辞退理由を聞かれた場合は、基本的には正直に伝えるようにしましょう。企業側も辞退者の理由を知ることで今後の選考に活かせます。

辞退理由は聞かれた場合にのみ、答えれば問題ありませんが、その場をしのぐような嘘をつくことは避けましょう。最悪の場合、相手を不快な気持ちにさせてしまう恐れがあります。

④内々定をもらったことへの感謝を伝えよう！

渡辺キャリアアドバイザー

今までの選考でお世話になったことと、内々定をいただいたことに対する感謝を伝えましょう！

佐藤みなと

良好な関係で終わるためにも、大切ですね！

内々定の辞退を伝える時には、必ず感謝の言葉を添えるようにしましょう。

企業は学生を採用するために、多くの時間とお金を費やしています。自分に対して、そのような労力を割いてくれたこと、そして、内々定という評価を下してくれたことに感謝を伝えられるといいですね。

渡辺キャリアアドバイザー

淡々と辞退の理由を伝えるのではなく、感謝の気持ちも添えられている方が、相手からの印象も良いでしょう！

キャリアアドバイザーコメント

知っておこう！ 内々定の辞退による企業側のデメリットとは

渡辺キャリアアドバイザー

内々定を辞退することは悪いことではありませんが、採用する側の立場を理解し、しっかりと考えたうえで辞退を決めましょう。

佐藤みなと

確かに、辞退をするということを簡単に捉えないためにも、知っておく必要がありそうですね。

デメリット①今までの採用コストと費用が無駄になる

企業は学生の採用をおこなうにあたって、多くの時間とお金を費やしています。そのため、学生が内々定を辞退した場合、その学生にかけた時間とお金が無駄になってしまったことになります。

佐藤みなと

一人を採用するのに、さまざまな費用が発生するのですね……。

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね！ ただ、ここで伝えたいのは「採用コストを知ったから内々定の辞退を考え直そう」ということではなく、「採用コストを知ったからこそ、企業へ誠意と感謝を持つことが大切」ということです！

デメリット②予定していた採用枠に空きが出てしまう

佐藤みなと

採用枠に空きが出てしまうと、どのようなデメリットがあるのですか？

渡辺キャリアアドバイザー

採用枠に空きが出てしまうと、企業側はもう一度選考をおこなう必要があります。

佐藤みなと

デメリットがあるからこそ、内々定を辞退をする場合は、早めに意思表示をすることが大切なのですね！

学生が内々定を辞退した場合、企業の採用予定枠に空きが出てしまいます。その場合は、企業は再度選考や採用をおこなう必要があります。

もしかしたら、内々定を出すために不採用とした学生もいるかもしれません。その場合は、企業としては採用できたかもしれない人材を失ってしまったことにもなりますね。

佐藤みなと

内々定を辞退することの企業側のデメリットを理解することで、企業へ辞退連絡をするときに誠意を持って対応することの重要性がわかりました！

キャリアアドバイザーコメント

内定承諾後の辞退方法を知りたい人は以下の記事で詳しく解説しているので、あわせて参考にしてみてくださいね。
内定承諾後の辞退はいつまで可能？ メール・電話での断り方も解説

内々定の辞退前に確認すべき3つの項目

渡辺キャリアアドバイザー

内々定の辞退をする前には、必ず「本当に辞退しても良いのか」を確認する時間を設けるようにしましょう！

佐藤みなと

どうしてですか？

渡辺キャリアアドバイザー

内々定の辞退を一度してしまうと、基本的に取り消しができないからです。辞退した後に後悔しないためにも、ぜひ次の3つの項目を確認していただきたいです！

佐藤みなと

わかりました！

①別の企業の内々定を持っているか

渡辺キャリアアドバイザー

内々定を辞退する場合は、必ずほかの企業の内々定を持っている状態であるか確認するようにしましょう！

ほかの企業の内々定がない状態で辞退してしまうと、最悪の場合、入社できる企業がなくなってしまうことも考えられます。ほかの企業の内々定が取れるまでは、辞退は極力控えた方がいいでしょう。

また、内々定を持っていると他社の選考で「選考状況を教えてください」と聞かれたときに、「〇〇社からの内々定をいただいています」とアピールすることができます。

佐藤みなと

内々定を持っていることを選考で伝えられたら、「すでに他社が採用したいと考えている人材」であることをアピールできますね！

内定を保留する際の伝え方は以下の記事で詳しく解説しているので、気になる人はあわせて確認してみてくださいね。
内定保留の伝え方を状況別に解説！ すぐに使える例文付き

②一度冷静になって自問自答をおこなったか

渡辺キャリアアドバイザー

内々定の辞退は大きな決断です。自分の決断は間違っていないのか、自問自答をおこなうことをおすすめします。

佐藤みなと

別の企業から内々定をもらったから、すぐに辞退の連絡をするなどの行動は控えた方が良さそうですね……！

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね！ 辞退しようと考えている理由を書き出してみましょう！

内々定の辞退を決断する前には、必ず一度冷静な状態で自問自答をおこなうようにしましょう。自問自答をする場合は、次の質問の回答を考えてみてください。

自問自答をする際は、必ず書き出すようにしましょう。文字に起こすことで、自分の気づかなかった感情を知ることができるかもしれませんよ。

悩んだ結果、内々定を承諾する場合の例文は以下の記事で紹介しています。採用連絡に対する状況別のメール返信例文がまとまっているので、あわせて確認しましょう。
例文7選で完璧！ 採用メールへの返信をパターン別で徹底解説

③辞退を周りに伝えて意見を聞いたか

渡辺キャリアアドバイザー

内々定の辞退を決めるときは、周りの意見も参考にするようにしましょう！

佐藤みなと

入社をするのは自分なのに、周りの意見を聞く必要ってありますか？

渡辺キャリアアドバイザー

おっしゃる通りですね！ ただ、辞退をする場合は自分の主観だけでなく、他者の意見も取り入れるほうが、自信を持って決断できる気がしませんか？

佐藤みなと

確かに……。より客観的な視点での意見をもらって、判断材料の一つにするってことですね！

内々定の辞退を決めた場合は、一度身近な人の意見を聞くことをおすすめします。辞退しようと考えた理由の説明をして、客観的な意見を聞いたうえで、辞退するべきか否かを改めて考えるようにしましょう。

内々定の辞退は就活の中でも大きな決断の一つです。自分一人で考え込むのではなく、他者の意見も取り入れることで、自信と根拠を持って決断を下すことができるでしょう。

キャリアアドバイザーコメント

もしも「内定ブルー」に陥ってしまったら、以下の記事もあわせて読んでみてくださいね。
内定ブルー解消の道は原因究明から！ お悩み別に13の対処法を紹介

内々定の辞退を電話で伝える前にしておきたい3つの準備

佐藤みなと

内々定の辞退を電話で伝えるとき、守るべきポイントはありますか？

渡辺キャリアアドバイザー

ポイントは3つあります！ 一緒に確認しましょう。

①辞退を伝える言葉は事前に考えておこう！

渡辺キャリアアドバイザー

いざ電話で話そうとすると、緊張などから伝え漏れが起きてしまうものです。そのような可能性を防ぐためにも、事前準備が大切になります！

内々定の辞退を電話で連絡する場合は、事前に伝えるべき内容を考え、可能であれば声に出して確認をしてから、電話をするようにしましょう。

佐藤みなと

事前に言葉を考えておけば、マナーを守った対応も意識できますね！

②辞退理由について聞かれても答えられるようにしよう！

佐藤みなと

辞退理由を深掘りされることがあるのですか？

渡辺キャリアアドバイザー

あまり多くはありませんが、辞退理由はしっかりと説明できるようにしておくことが、最低限のマナーと言えますね！

辞退を伝えるときは、自分でしっかりと辞退理由を説明できる状態になってから、電話をするようにしましょう。

学生がどうして辞退を決意したのかという理由については、企業としては知りたいポイントになります。ただ「他社の方にご縁を感じたから」という主張ではなく、しっかりとどのような点が辞退を決意した根拠なのかを答えられるようにしましょう。

③相手に迷惑がかからない時間帯に電話をしよう！

佐藤みなと

電話をするときは何時くらいにするべきなのでしょうか？

渡辺キャリアアドバイザー

多くの学生が悩むポイントですよね！ 電話をすべき時間帯は決まっているので、一緒に確認してみましょう。

電話をかける場合は、相手に迷惑がかからない時間帯を意識することがマナーとなります。電話をかける時間帯に対する配慮も、辞退の連絡をする場合は必要になりますね。

始業後1時間と終業前1時間は、メールの確認やミーティングなどで予定が埋まっていることが考えられるので、その時間は避けるようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

電話は必ず業務時間内にかけるようにしましょう！ 業務時間は企業のホームページなどから確認できますよ！

キャリアアドバイザーコメント

【会話例文】内々定の辞退を電話で伝えるとき

内々定を辞退する際の、電話での会話例を紹介します。会話例から具体的なやり取りをイメージすることが大切になります。

受付

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇でございます。

学生

お世話になっております。私、御社新卒採用にエントリーをしております、〇〇大学の〇〇と申します。只今のお時間、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

受付

確認いたしますので、少々お待ちください。

担当者

お電話変わりました。〇〇です。

学生

お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。この度は内々定のご連絡をいただきありがとうございました。ご連絡をいただきましたのに、大変恐縮ではございますが、内々定の辞退をさせていただきたくご連絡をいたしました。

〇〇様には大変お世話になったにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。

担当者

承知いたしました。辞退の理由をお伺いしてもよろしいでしょうか。

学生

他社様より内々定をいただき、自分の適性を考えた結果、〇〇な理由から辞退を決断することに至りました。

担当者

承知いたしました。誠に残念ではございますが、ご連絡をいただきありがとうございました。

総合受付の電話から連絡する場合は、担当者名を伝えて直接話すようにしましょう。担当者名がわからない場合は、「ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と聞くようにしましょう。

内々定の辞退をメールで送るときの3つの注意点

佐藤みなと

メールで送る場合には、何か注意点はありますか？

渡辺キャリアアドバイザー

メールにも電話同様に気をつけるべきポイントがあります！ 一緒に確認していきましょう。

①件名：内々定の辞退メールであることを伝えよう

渡辺キャリアアドバイザー

メールで意識したいポイントの1つ目は件名です！

佐藤みなと

件名はあまり意識したことがなかったです。

渡辺キャリアアドバイザー

件名は受け手がぱっと見て内容がわかるようにする必要がありますよ！

件名を見ただけで、メールを受けた担当者が内々定の辞退に関する内容であるとわかるような工夫をしましょう。

メールはほかのメールに埋もれてしまう可能性もあるので、件名にて意図を伝えることによって、見逃す可能性を減らすことができます。

②本文：辞退の意思と理由を端的に伝えよう

渡辺キャリアアドバイザー

メールの本文では、長すぎる文章はNGですよ！

佐藤みなと

辞退の意思と理由を端的に伝える必要があるということですね！

内々定の辞退の理由を説明しようとすると、文章が長くなりすぎてしまうことがあります。メールでは端的に要点をまとめることが見やすさにつながるため、ぜひ注意してみてくださいね。

渡辺キャリアアドバイザー

辞退の理由は、詳細に説明する必要はありません！ 他社の企業名なども特に記載しなくて大丈夫です。

③文末：企業への謝罪と感謝を伝えよう

佐藤みなと

メールも電話と同じように、謝罪と感謝の言葉を伝える必要があるのですね！

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね！ もし担当者名がわかるのであれば、担当者名も記載するようにしましょう！

メールの最後には、選考をおこなってくれた企業に対して感謝と、内々定を辞退して迷惑をかけてしまうことに対しての謝罪を伝えるようにしましょう。

担当者名がわからない場合は、「貴社ご担当者様」などに置き換えて、記載すると良いでしょう。

就活シーン別のメールの締め方例文集を以下の記事で紹介しているので、参考にしてみてくださいね。
就活シーン別のメールの締め方例文集｜正しいマナーで好印象を残そう

【メール例文】 内々定の辞退をメールで伝えるとき

メールで内々定の辞退をする場合の例文を紹介します。件名や本文を考える際の参考にしてみてくださいね。

メールには必ず署名を入れるようにしましょう。もし緊急の連絡などがある場合は、企業はこの署名に記載されている情報を頼りに連絡をするでしょう。また、宛先は誤送信を防ぐために、すべての文章を記入し終わった後に入れると良いでしょう。

正しいメールの署名の作成方法については以下の記事で詳しく解説しているので、気になる人はチェックしてみましょう。
テンプレート付き！ 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

決断は慎重に！ 内々定の辞退はマナーを守って伝えよう

佐藤みなと

今日は、内々定の辞退は学生の権利であるということ、そして、辞退する場合にはマナーを守った対応が必要であることが理解できました！

渡辺キャリアアドバイザー

素晴らしいですね！ そして、内々定を辞退する前には「本当に辞退しても後悔がないか」を考えたうえで決断をするようにしてくださいね！

佐藤みなと

わかりました！ 後悔のない状態で就活を終えるためにも、しっかりと考えたいと思います！

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信（現アクセスネクステージ）に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング（RPO）事業の担当執行役員 ＞ メッセージを読む