インターンシップの参加メールの書き方｜状況別の例文6選付きで解説

インターンの参加メールはマナーを守って送ろう

佐藤みなと

実は先日応募していたインターンシップの合格通知が届きました！ ただどのように返信したら良いのかわからなくて……。

田中キャリアアドバイザー

まずは選考通過おめでとうございます！ 佐藤さんは参加する旨の返信メールで悩んでいるというわけですね！

佐藤みなと

そうなんです！ ビジネスメールとなるとどのように返信したら良いのかがわからなくて……。

田中キャリアアドバイザー

そうだったのですね！ ビジネスメールと聞くとハードルが高いように感じるかもしれませんが、マナーと書き方を押さえれば問題ありません！

それでは今回はインターンの参加メールの書き方について解説していきますね！

インターンの参加メールで大切な7つのマナー

田中キャリアアドバイザー

インターンの参加メールを書く前にまずはマナーについて理解しましょう。一つひとつ解説していきますね。

佐藤みなと

印象が悪くなるのは避けたいので、しっかりマスターします！

ここからは、インターンの参加メールを書く上で押さえておきたいマナーについて解説します。ビジネスメールのマナーがある程度理解できているという人は「インターンの参加メールの書き方」や「状況別！ インターンの参加メール例文6選」から読み進めてくださいね。

①参加の意思はできるだけ早く伝える

田中キャリアアドバイザー

最も守るべきマナーと言っても過言ではないのが、合格通知が来たらできるだけ早く返信するということです！

佐藤みなと

えっ！ そんなに急いで返信しなければいけないのですか？

田中キャリアアドバイザー

友人や家族とのメールであれば急ぐ必要はないかもしれません。

しかし、ビジネスでは返信が遅いと相手の仕事に影響が出てしまいます。24時間以内には返信できるとベストです！

佐藤みなと

そういうことだったのか……。ということは、今日の14時までには返信しないと！

インターンの合格通知が届いたら、できるだけ早く返信しましょう。メールの返信が遅すぎると、相手に対して失礼なのはもちろん、インターンに参加する意思がないようにも思われてしまいます。

また、24時間以内とは言っても、メールに気づいたタイミングですぐに返信することがおすすめです。素早い返信は、仕事ができる印象や丁寧な対応ができる印象を与えるので好印象につながります。

インターンのメール返信マナーについては以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひあわせてチェックしてみてくださいね。
インターンのメール返信マナー｜日程調整～お礼まで例文付きで解説

②メールを送る時間帯に注意する

田中キャリアアドバイザー

できるだけ早く返信することがマナーとお伝えしましたが、メールを送る時間にも注意する必要がありますよ！

佐藤みなと

メールは電話とは違って、相手が好きなタイミングで見れますし、そんなに気にする必要があるのですか？

田中キャリアアドバイザー

もちろん、緊急性の伴うメールであれば時間は気にしなくても良いのですが、インターンに関するメールの返信は緊急性がないので、相手の営業時間内に返信するようにしましょう！

ビジネスメールは、24時間以内に返信することがマナーですが、いつ返信しても良いわけではありません。基本的には、相手の営業時間内にメールをすることがマナーです。

また、どの時間に返信するか迷う場合は、始業時間に送るのがおすすめです。社会人は始業時間と同時にメールチェックをする人が多いため、メールを読んでもらいやすくなります。

➂「全員に返信」が基本

田中キャリアアドバイザー

ビジネスメールに返信する場合は、「返信」ではなく「全員に返信」を選ぶようにしましょう！

佐藤みなと

「全員に返信」って何なのですか？

田中キャリアアドバイザー

「返信」は、メールを送ってきた人のみに返信することになります。

しかし、ビジネスメールではメールの内容を共有したい相手もCCやBCCに含まれていることがあるので、「全員に返信」を選択する必要があるのです！

ビジネスメールでは、自分に宛てられたメールであったとしても、情報共有のために別の人のメールアドレスがCCやBCCなどの宛先に入っていることがあります。こういった場合、通常の「返信」をしてしまうと、全員に返信内容が送られないため、情報共有ができなくなってしまいます。

そのため、ビジネスメールに返信する際は、必ず「全員に返信」を選んで返信するように心掛けましょう。

④就活用のメールアドレスを用意する

田中キャリアアドバイザー

突然ですが、就活で使うメールアドレスは用意していますか？

佐藤みなと

日常生活で使っているメールアドレスしかないです……。

田中キャリアアドバイザー

それは少し危険かもしれません！ 就活用とプライベート用のメールアドレスを一緒にしてしまうと、受け取ったメールを見逃してしまいやすくなります。

また、メールアドレス自体が就活に適さないものになっていると印象が悪くなってしまうことがあるのです！

少し手間に感じる人もいるかもしれませんが、就活で使うメールアドレスは就活専用のものを作ることがおすすめです。プライベート用と分けておいた方が、受信したメールを見落としてしまうリスクを減らせるからです。

また、プライベート用のメールアドレスには、自分のあだ名や好きなキャラクター名などが入っていることがあるかもしれません。こういったメールアドレスは就活には適していないので、新たなメールアドレスを作るようにしましょう。

こちらの記事では、就活に適したメールアドレスについて詳しく解説しています。今から就活用のメールアドレスを作ろうと考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。
就活用メールアドレスはこれで決まり！マンガでわかる作成方法

⑤文面にミスがないか丁寧に確認する

佐藤みなと

メールの文面はそれなりに確認はすると思うのですが、そんなに丁寧におこなう必要があるのですか？

田中キャリアアドバイザー

はい！ メールに誤字脱字があると、注意力に欠けるなど良くない印象を持たれてしまうことがあります。

また、誤字脱字の内容によっては、自分の意図とは違った内容を伝える文面になってしまうこともあるのです。

ビジネスメールでは、文面にミスがないように丁寧に確認することがマナーです。少しのミスは仕方がないかもしれませんが、一つのメールに何か所も誤字脱字があったり、毎回のメールにミスがあったりすると、受け取る側はあまり気持ちの良いものではありません。

また、文章作成力がない、仕事が大雑把などの良くない印象につながってしまう恐れもあるため、送信前に必ず確認しておくようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

⑥メールの文章は読みやすさを意識する

田中キャリアアドバイザー

ビジネスメールでは、用件をしっかりと伝えることやミスがないことも大切ですが、文章の読みやすさも意識しましょう！

佐藤みなと

文章の読みやすさか……。たとえばどんなところに注意したら良いのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

一番注意すべきなのは、改行ですね！ 文章が一つのまとまりになっていると読みづらさが際立ってしまいます。そのため、文章の内容に合わせて適宜改行をしましょう。

ビジネスメールの文面では、相手がメールを読んだときに読みやすいように意識することが大切です。読みやすい文章にするためには、適度に改行をして空行を作るようにしましょう。

また、一文が長すぎると内容が伝わりづらくなってしまう恐れがあるので、一文をできるだけ短くすることを意識してみてください。

⑦太字やマーカーなどの装飾はしない

佐藤みなと

あっ！ 文章を読みやすくするには、太字やマーカーで重要な部分を強調すると良いのではないですか？

田中キャリアアドバイザー

ちょっと待ってください！ ビジネスメールでは、装飾をしないことが基本のマナーとなります！

佐藤みなと

そうだったのですか！ 危ないところでした……。

メールの文面を読みやすく工夫するとなると、重要な部分を太字にしたり、読んでもらいたいところにマーカーを引いたりすることを考える人もいるかもしれません。

しかし、ビジネスメールでは装飾はNGです。装飾はビジネスシーンに適さないと考える人が多かったり、人によっては文面が見づらく感じたりする人もいるからです。

インターンの参加メールの書き方

田中キャリアアドバイザー

それでは早速インターンへの参加を伝えるメールを書いていきましょう！

佐藤みなと

えっ！ もう書き始められるのですか！

田中キャリアアドバイザー

はい！ 意外と簡単なのですよ！ ここまでにお伝えしてきたマナーをしっかり守って一緒に書き進めていきましょう！

件名：返信の場合は基本そのまま

インターンの合格通知のメールに返信する際は、件名には触れないようにしましょう。

自分からメールを送る場合は、自分で件名を考えて書く必要がありますが、返信する場合は送られてきた状態のままにしておくのがルールです。

田中キャリアアドバイザー

逆に件名を変更してしまうと、相手が自分の送ったメールに対する返信であることに気づきづらくなってしまうため、逆効果になることがあります！

キャリアアドバイザーコメント

宛先：相手の企業名・役職・名前

インターンの合格通知に返信する場合にも、メールの冒頭には宛名を書きましょう。宛名は、相手が所属する企業名・部署・役職、そして相手の名前を記載します。

相手が所属する部署や役職名の正式名称がわからない場合は、相手から送られてきたメールの署名を確認するようにしましょう。そこに書かれている情報をもとに書けば間違った宛名になってしまうことはありません。

佐藤みなと

なるほど！ 同じ読みで違う漢字を使うことなどもあるので、しっかり署名で確認すると安心ですね！

挨拶：簡単な自己紹介と挨拶

宛先が記載できたら、挨拶から始めるようにしましょう。基本的な挨拶は「お世話になっております」、すでに何度か面識がある場合は「いつも大変お世話になっております」などを使うと良いでしょう。

そのあとに、自分がどこの誰なのかがわかるように名乗りましょう。大学名、学部名、自分の名前を記載します。

田中キャリアアドバイザー

自分からメールを送るときは当然ですが、相手から送られてきたメールに返信する場合でも挨拶を忘れないようにしましょう。

本文：参加を希望する内容

インターンの合格通知に対する返信の本文は、シンプルな内容で問題ありません。

まずは、「お忙しい中ご連絡いただき、ありがとうございます」などとお礼を伝えて、「ぜひ貴社のインターンに参加させていただきます」と参加する旨を伝えましょう。

田中キャリアアドバイザー

これだけでは物足りないと感じる場合は、「ご案内いただいた通り、〇月〇日〇時に〇〇オフィスへお伺いします」「貴社の事業内容や社風などを感じられる貴重な機会をいただけたこと、とても嬉しく思います」といった内容を付け加えると良いでしょう。

結び：相手を気遣う締めの言葉

インターンの合格通知に対する返信の結びは、「引き続きよろしくお願いいたします」といったシンプルなもので問題ありません。

ただし、相手を気遣う丁寧な表現にするとより誠実な姿勢が伝わります。たとえば、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」などと添えると良いでしょう。

佐藤みなと

一言があるかないかで、かなり印象が変わりますね！

キャリアアドバイザーコメント

就活シーン別のメールの締め方については以下の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてみてくださいね。
就活シーン別のメールの締め方例文集｜正しいマナーで好印象を残そう

署名：自分の連絡先

相手から送られてきたメールに返信する場合であっても、署名は必要です。つまり、インターンの合格通知に対する返信にも、署名が必要だということになります。

また、署名に記載する連絡先は、自分が出やすい電話番号やいつでも確認できるメールアドレスにしておきましょう。

田中キャリアアドバイザー

署名には大学名、学部、名前、連絡先を記載します。自分がいつでも確認できる連絡先を記載することで、電話を折り返す手間をなくせたり、すぐにメールを返信できたりします。

キャリアアドバイザーコメント

状況別！ インターンの参加メール例文6選

田中キャリアアドバイザー

ここからはインターンの参加を伝えるメール例文に加え、さまざまな状況別のインターンに関するメール例文を紹介します。

佐藤みなと

ありがとうございます！ 参考にしながらメールを書いてみます！

①インターンの参加を伝える

田中キャリアアドバイザー

これがインターンの合格通知に対する返信の基本の型です！ 注意していただきたいポイントとしては、件名を変更せずにそのままにしておくことですね！

佐藤みなと

まとまっていてわかりやすいメールですね！

②インターンの参加を保留する

田中キャリアアドバイザー

回答を保留にしたい場合は、正直に保留にしたい旨を伝えると良いですよ！ ただし、いつまでに回答できるかについてもしっかりと伝えるようにしましょう！

佐藤みなと

なるほど！ 単に保留にするだけだと、「いつ回答がもらえるの？」と不信感につながってしまいそうですよね！

③インターンの日程を調整する

佐藤みなと

せっかく決まったインターンの日程を変えてもらうとなると、何だか相手の気分を損ねそうでメールを送るのが怖いです……。

田中キャリアアドバイザー

そうですよね。しかし、就活生であっても学業が優先なので、どうしても難しいときは相談した方が良いですよ！

また、企業は複数の日程でインターンを開催していることがほとんどなので、ほかの日程に参加できることも少なくありません！

日程調整メールについて、より詳しく知りたい人はこちらの記事も確認してみてください。メールの内容や注意すべきマナーを詳しく解説しています。
事例別8例文｜もう日程調整メールで迷わない！ 内容・マナーを解説

④インターンについて質問する

佐藤みなと

インターンに参加することが決まっても、当日までにいろいろ準備が必要ですよね……。このように質問すれば良いのですね！

田中キャリアアドバイザー

そうですね！ 就活中はわからないことをわからないままにしておくことが一番危険です！

そのため、気になることや質問があれば、メールで問い合わせるようにしましょう！

インターンの服装や持ち物について不安がある人は以下の記事も参考にしてみましょう。

インターンの服装
インターンシップの服装にもう迷わない！ 選び方のポイント徹底解説

インターンの持ち物
【インターンシップ持ち物まとめ】役立つアイテム20選も紹介！

⑤インターンを辞退する

佐藤みなと

辞退を伝えるメールって、考えただけで気が重いですね……。

田中キャリアアドバイザー

そうですね！ しかし、就活中は時間が限られているので、参加したくない気持ちがある中で無理に参加する必要はありません。

ただし、相手に対して失礼なことをしているということは変わりないので、しっかりと丁寧に謝罪の気持ちを伝えましょう！

インターンのキャンセルメールの書き方については以下の記事で詳しく解説しています。
インターンをキャンセルするメールが書ける｜例文を真似れば大丈夫！

⑥インターン後にお礼を伝える

田中キャリアアドバイザー

インターン後には、お礼メールを送るようにしましょう。

佐藤みなと

インターンが終わったからと言って気を抜いて良いわけではないのですね！

忙しさを軽減！ 就活で役に立つメールテクニックを紹介

最後に就活で役立つメールテクニックを紹介します。就活が本格化すると、さまざまな企業とやり取りをする機会が増え、重要なメールを見落としてしまったりするなどのミスが発生しやすいため、ぜひ上記を参考に実践してみてください。

特に、おすすめなのが受信メールをフォルダに分けて管理することです。企業名ごとに分けたり、「説明会」「選考」「インターン」とフェーズごとに分けたりすることで、メールの抜け漏れをなくすことにつながります。

また、テンプレートを作成しておいたり、署名の自動入力を設定しておいたりすることで、メールにかける時間を削減することができます。言い回しなども何度も確認する手間が省けるでしょう。

田中キャリアアドバイザー

メールのやり取りに苦手意識がある人ほど、これらを実践してみると良いでしょう。

佐藤みなと

第一志望の企業への連絡が漏れていた！ なんてことにならないように、しっかりメールを整理しようと思います！

キャリアアドバイザーコメント

ビジネスメールの基本を押さえてインターンの参加メールを送ろう

田中キャリアアドバイザー

インターンの参加メールのマナーや構成、具体的な書き方などをお伝えしましたがどうでしたか？

佐藤みなと

今すぐにでも昨日届いた合格通知のメールに返信したい気分です！ 書き方がわかったのはもちろん、どういった部分に気をつけるべきかというマナーも知れたので、ビジネスメールに対する不安がなくなりました！

田中キャリアアドバイザー

それは良かったです！ ビジネスメールとなると、難しいイメージが強い人も多いかもしれませんが、マナーと構成さえ守れていれば大丈夫です！

また、今回お伝えした書き方やマナーは就活中のビジネスメールに応用できるので、ぜひこれからも活用してください！

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信（現アクセスネクステージ）に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング（RPO）事業の担当執行役員 ＞ メッセージを読む