証明写真をデータ化する4つの手順｜就活を効率化するマル秘術も紹介

就活の常識!?  証明写真はデータ化をして就活を効率的に進めよう

ここから押さえよう！ 就活で証明写真を利用するタイミング

①履歴書をWebで提出する場合

最近ではWeb上での履歴書の提出を求める企業も多くなってきました。なぜなら、Webの場合は作成や修正が手軽なため、手書きが煩雑だと感じる学生からも応募をしてもらうことが見込めるからです。

Web履歴書はスマートフォンやパソコンで簡単に作れます。パソコンに慣れていない学生はWebでの履歴書の作成に苦手意識を持つかもしれませんが、慣れると履歴書の準備を効率的に進めることができますよ。

履歴書はWeb上で作成するか手書きで作成するかの2つの方法があります。この記事では、履歴書を手書きで作成する際のコツを解説しているので、ぜひ参考にしてくださいね。
履歴書は手書きするべき？ パソコンは不利？ 就活生の悩みを完全解決

②資格試験の受験票を提出する場合

データ化をした証明写真は履歴書以外でも活用できます。たとえば、資格試験に書類を提出する場合です。資格試験を受けるためには、必ず願書や受験票の提出が必要になります。願書や受験票には、本人確認するための写真を貼り付ける必要があるので、ここでデータ化した証明写真が役に立ちます。

最近の資格試験はWebで出願できるものも増えていて、出願時に証明写真のアップロードが必要になることがあります。証明写真をデータ化しておけばこういったときも活用できますし、わざわざ証明写真を撮りに行く手間もコストも省けます。

履歴書に取得した資格を記載することで、自分の持っている知識やスキルをアピールできますよ。この記事では、履歴書に資格を記載する正しい方法を解説しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
もう迷わない！ 履歴書の資格・免許欄の正しい書き方完全ガイド

キャリアアドバイザーコメント

新社会人が教える就活術！ 証明写真をデータ化しておくべき理由3選

①お財布にも優しい！ 撮影するコストが抑えられる

印刷した証明写真がなくなってしまった場合、データ化していないともう一度取り直す必要がありますよね。

しかしあらかじめデータ化しておくことで、データを印刷すればすぐに証明写真が手に入ります。取り直しの費用や手間を省くことができるのです。

②就活準備がはかどる！ 必要なタイミングで追加印刷できる

履歴書の提出方法は企業によって異なります。Webで提出を求める企業もあれば手書きの履歴書を求められる場合もあります。手書きの履歴書の場合は、紙の証明写真のデータを貼り付ける必要があります。

なので、多くの履歴書を作成する場合、証明写真が足りなくなってしまうこともあるのです。そこでデータを残しておけば、いつでも追加で証明写真を印刷できます。コンビニやスーパーなどで、手軽に手に入れることができますよ。

③取り直しの必要なし！ トリミングでサイズを調整できる

履歴書に添付する証明写真には規定のサイズがあります。もしサイズ規定を超えてしまった場合は履歴書には使用できません。

データ化した証明写真はトリミングできるので、使用する目的に応じて自由にサイズの調整をおこなうことができるのです。

キャリアアドバイザーコメント

自分に合うやり方を選ぼう！ 証明写真のデータを手に入れる4つの方法

①プロにお任せ！ 写真館・専門スタジオで撮影する

証明写真のデータを準備する方法で、最もおすすめなのは写真館や専門のスタジオを利用することです。撮影だけではなく、証明写真の印刷やデータの作成も依頼することができます。

また、プロのカメラマンから身だしなみを整えてもらえるので、より見た目の印象が良い写真が撮れます。

写真のプロが撮影から印刷をおこなっているので仕上がりも安心できますよ。ただ3,000～7,000円程度の費用がかかるのが一般的なため、印象によって合否が左右しやすい企業を受ける際に検討してみてくださいね。

②手軽にできる！ 証明写真機を利用する

証明写真機で撮った写真をデータ化するのはとても簡単で、印刷された証明写真についているQRコードを読み取るだけ。それだけで簡単にデータを受け取ることができます。ただ、ダウンロードできる期間には限りがあるので必ず期間内に受け取りましょう。

また、最近では美肌モードや明るさを補正する機能など、きれいに写るような機能も備わっているものが多いです。プロの撮影までは届きませんが、ある程度の品質を保った画像を手に入れることができます。

③無料でできる！ スマホアプリを活用する

あまり費用をかけたくない人は、スマホアプリを使って証明写真を撮ってみましょう。アプリを使うことで、履歴書やESで使うサイズのデータに変換するのが簡単にできます。そのデータを家やコンビニのプリンターで印刷してみてくださいね。

アプリによっては、背景を選ぶことができたり、肌のくすみを飛ばすような加工ができるものもあります。仕上がりを自分で調整したい人にもおすすめです。ただ、自分で照明を調整するなど撮影の工夫が必要になることを押さえておきましょう。

④有効活用できる！ 手元にある証明写真をデータ化する

すぐに証明写真が必要な人におすすめなのが、コンビニの証明写真サービスです。証明写真のデータをネットプリントサービスにダウンロードすれば、コンビニのコピー機ですぐに印刷できますよ。

マルチコピー機で印刷した証明写真をWeb提出する際には、履歴書をPDF化をする必要があります。まずはパソコンで作成した履歴書に撮影をした証明写真を貼り付けます。そして、証明写真が添付されている履歴書をコンビニでスキャンをしてPDF化をしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

押さえておこう！ 好印象につながる証明写真を撮影する3つのコツ

①身だしなみを整えよう！ 清潔感のある服装・髪型で撮影する

証明写真を撮影する前には必ず身だしなみを整えましょう。どんなにきちんと撮影する環境を整えたとしても、スーツがよれていたり、前髪が目にかかって表情がよくみえないようでは、好印象にはつながりにくくなってしまいます。

証明写真を撮影するときの身だしなみのポイントは「服装」と「髪型」をよく確認してください。服装は清潔感が重要です。スーツの襟が曲がっていないか、シャツにしわがないかなど確認しましょう。写真越しとはいえ、スーツの着こなしもしっかりと見られています。

②照明を調整しよう！ 表情がよくみえる工夫をする

明るさを調節することで表情を良く見せることができます。室内光や撮影用のライトを活用して明るさを調節しましょう。自然光を使って撮影するときはよく光の入る窓際などがおすすめです。強すぎる光はかえって白飛びする原因になることもあるので、その場合はカーテンを閉めるなどして調整しましょう。

また、最近ではほとんどのカメラが色味の調節ができる機能を備えています。スマートフォンで撮影する場合には、アプリを活用して明るさの調節をおこなうのもいいでしょう。

③就活に適した背景を選ぼう！ 青・グレー・白から選択する

証明写真の背景は無地にしましょう。自分で撮影するときには、壁を背景にするなどして工夫をしてくださいね。

また証明写真の背景色は指定されていませんが、就活に適したものはあります。背景は「白・薄いグレー・青」のいずれかから選択するのがおすすめです。背景色は証明写真の大部分を占めるので、どの背景色を利用するかによって印象は大きく変わりますよ。

ほかにもメイクを施すことで、血色のあるイキイキとした表情を演出することができますよ。この記事では、就活に相応しいメイクの方法を紹介しているのでぜひ参考にしてくださいね。
面接の日はどんなメイクが正解？パーツ別や場面別のポイントを解説

キャリアアドバイザーコメント

要確認！ 証明写真をデータ化するときに押さえておくべき3つのポイント

①データサイズ｜ 履歴書の規定に合ったサイズを選択しよう

まずは、履歴書に添付する証明写真のサイズを確認してください。一般的な履歴書のサイズは、タテ40㎜×ヨコ30㎜となっています。写真は縮小・拡大することができるので、タテ4：ヨコ3の比率でデータを用意すると良いでしょう。

ただし、企業ごとに既定のサイズが異なる可能性もあります。提出前に必ず企業指定のサイズを確認して、必要に応じて求められているサイズに修正しましょう。サイズを間違えて撮影してしまった場合には、必ず撮り直しをするようにしてくださいね。

②ファイルの形式｜ 形式はjpgかpngでデータをもらおう

証明写真のデータを提出するときには、企業が指定しているファイルの形式でおこなう必要があります。ファイルの形式とは、画像データの名前の後ろについている「.jpg」「.png」などを指します。

履歴書の証明写真で使われるファイル形式は、一般的にはjpegやpngが使われることが多いです。ファイル形式によっても保存方法が変わってくるので、企業指定のファイル形式をよく確認しておくことが大切ですよ。

③データの容量｜ 企業指定の容量でデータを提出しよう

証明写真を含めて、画像データはどうしても容量が重くなってしまうものです。データが重くなると画像が表示されなくなってしまう可能性もあります。企業より「◯◯KB以下」で提出などと案内された場合には、企業指定の容量にしたがって提出しましょう。

なお準備する際は企業の指定に柔軟に合わせられるように、写真データの容量は大きいものと小さいものの両方を用意しておくのがおすすめです。1つの容量では企業の指定サイズの違いに対応できないことがあるので注意してくださいね。

④データの解像度｜ 表情がよく見えるかどうか確認しよう

証明写真のデータは解像度が大きいものだと、画質がきれいで、表情が良くみえます。できるだけ解像度が大きいものを準備するといいですよ。また解像度を上げることで容量が大きくなってしまう場合は、画像編集ソフトやアプリなどで簡単に解像度を下げることができますよ。

ただ解像度の低いものを大きくしようとすると、画像が粗くなってしまうこともあるので注意してくださいね。

キャリアアドバイザーコメント

Web提出をマスター！ データ化した証明写真を履歴書に貼り付ける3つの手順

手順①証明写真のデータをパソコンに取り込む

Web提出するためには、証明写真のデータをパソコンに取り込んでおくことが大切です。クラウドサービスに保存している人は、パソコンの「ローカルファイル」に保存してみてくださいね。

ローカルファイルとは、インターネットに接続していない状態でもアクセスできるファイルのことで、一般的に自分のパソコンに保存されているファイルを指します。ローカルファイルはインターネット上に公開されることがないので、ほかの人はアクセスすることはできません。

手順②添付する証明写真のサイズを確認する

証明写真のデータをパソコンに取り込むことができたら、次に証明写真のサイズを確認しましょう。証明写真は企業指定のサイズで添付する必要があります。一般的には「縦4cm×横3cm」とされていますが、企業によって異なります。

また、Web上で履歴書を提出する場合には、サイズの比率調整だけではなく、容量のサイズも確認する必要があります。容量が大きすぎるとアップロードできない可能性もあるので、こちらも企業指定の容量以下で保存できているか確認しましょう。

手順③履歴書を作成したソフト上で証明写真を添付する

履歴書には、Excelで作成する場合とWordで作成する場合の大きく2種類があります。どちらにも画像を挿入する機能があるので、履歴書を添付する指定の場所を選択して証明写真を貼り付けましょう。パソコン上に証明写真が添付できれば完成です。

ただし、提出前には必ず「画質」と「画像の向き」を確認するようにしてください。たとえば、保存するときに容量を変更した場合、容量を修正する前の証明写真が添付されているかもしれません。貼り付けた画像を確認してから提出するように徹底しましょう。

見落とし厳禁！ データ化した証明写真を使うときの3つの注意点

①使用期限を守ろう！ 3ヶ月以内に撮影した証明写真を使用する

履歴書に使える写真の有効期限は一般的に「3ヶ月以内」が目安とされています。 データ化した写真は何度でも使用することはできますが、3ヶ月以上経過した場合は新たに撮り直すようにしてくださいね。

なぜ有効期限が設けられているのかというと、証明写真と面接時の印象の差をなくすことにあります。証明写真は、「本人の見た目を確認する」という目的があります。撮影した時と面接する時で髪型や外見が大きく変わっていると、本人確認がしにくいのです。

②過度な加工はNG！印象をアップするための加工を心掛けよう

証明写真のデータは加工することも可能です。たとえば、証明写真機では肌を滑らかにみせる加工を施すことができますし、スマートフォンで撮影した写真も肌のくすみを消すなどの機能があります。加工する際の注意点は、本人の印象を左右するような修正をしないということです。

たとえば、「肌のトーンを上げる」「飛び出てしまった髪の毛を消す」などの加工は、自分の印象をより良いものにするための加工です。一方で、「顔を小さく修正する」「目を大きくする」などは本来の外見そのものを変化させる加工です。

③細部までチェック！ トリミングはバランスの良さを心掛ける

印象を左右するのはその人の表情や装いだけではありません。証明写真の添付方法でその人の人柄を確認することもできます。たとえば、証明写真をスマートフォンのアプリを活用して撮影する場合、写真のトリミングも自分自身でおこなう必要がありますよね。

「写真の余白が均等ではない」「人物が小さすぎて表情が確認できない」などトリミングがうまくできていないと、配慮が足りない、大雑把な人、などの印象につながる可能性があります。証明写真をトリミングする際には、顔が中央にくるようにしましょう。

証明写真はデータ化をすることで就活を効率良く進め選考突破を目指そう！