面接を辞退するときのメール&電話マナー|判断に迷うときの対処法付き

この記事のアドバイザー

面接辞退を円満に進める秘訣は〇〇の画像

目次

面接を辞退するときのマナーを押さえよう

男の子就活生

佐藤みなと

第一志望群の企業から内定が出た! 明日は面接を控えているけど、忙しいし……辞退したいな。

リケジョ就活生

伊藤うみ

そういえば、面接って辞退できるのかな……? 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

面接は辞退できますよ! ただし、辞退したあとでの再エントリーは不可としている企業もあります。慎重に検討したうえで面接を辞退しましょう。

では今回は、企業に辞退を伝える際のマナーから具体的な連絡方法までを詳しく解説していきますね!

「面接を辞退する」の意味

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

面接辞退は「入社する意思がない」ことを企業に伝え、すべての選考を取りやめることを意味します。

男の子就活生

佐藤みなと

体調不良など仕方のない理由で面接を辞退したとしても、再度選考を受けるのは難しいのですか? 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

仕方ない事情で面接を辞退する場合は、「辞退」ではなく「面接の日程を再度調整する」対応を取ります。

基本的に面接を辞退することは、今後のすべての選考を取りやめる意思表示のことを指します。「他社に就職することを決めた」「企業との方向性が違った」などの理由で今後の選考を受ける意思のない場合は、速やかに面接を辞退しましょう。

一方、「体調不良」「家庭の事情」などやむ負えない理由で一時的に面接を辞退しなければいけない状況にあり、再度選考を受ける意思のある場合は「辞退」にはあたりません。再度面接を受ける意思があることを伝えて、企業の指示を仰ぎましょう。

そもそも面接って辞退できるの?

  1. 面接を辞退してはいけないというルールはない
  2. 企業も辞退者が出ることを想定して採用している
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

まずは面接辞退について、企業がどのように捉えているのか説明します!

①面接を辞退してはいけないというルールはない

就活は学生が納得感を持ってキャリアを選択するためのものです。自分にぴったりのキャリアが叶う企業を探していく中で自分に合った企業に出会うこともあれば、そうでない場合も当然あります。

入社の意思がない場合でも「企業に迷惑をかけてしまうから」といった理由で選考を受ける学生もいますが、その必要はありません。ただし、企業も忙しい業務の合間を縫って面接を実施してくれています。面接を辞退するときには企業への配慮を忘れないことが大切です。

リケジョ就活生

伊藤うみ

キャリアを決定していく中の一つに「面接の辞退」という選択肢があるのですね。

②企業も面接の辞退者が出ることを想定して採用している

そもそも企業は面接の辞退者が出ることに関してある程度を想定して採用を進めています。就活はお互いにマッチングすることで成立するもの。学生と企業、お互いに一緒に働くパートナーとして選ばれることもあれば、そうでないこともあるのです。

特に二次面接以上の選考フェーズでは企業も自社とのマッチ度の高さを感じて面接への案内をしているので、企業にとって学生に面接を辞退されることは残念なことです。しかし企業も学生の意思を尊重し、応援したいと考えているので、負い目を感じる必要はありませんよ

男の子就活生

佐藤みなと

学生は企業に選ばれる立場だと考えがちでした。しかし、学生も企業を選んでいるとすると、当然学生からオファーに断りを入れることもありますよね。

以下の記事では、日程調整の連絡方法について紹介しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
事例別8例文|もう日程調整メールで迷わない! 内容・マナーを解説

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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早めの連絡が重要! 面接を辞退するときには伝え方に配慮しよう

選考が進む中で、面接を辞退することは問題ありません。しかし、できるだけ相手に迷惑をかけないよう、早めに、そして明確に「辞退したい」ということを伝えましょう。

企業はあなたとの面接をするために「関係者のスケジュールの調整」「会場の確保」「必要書類の準備」などさまざまな対応をしています。また、それぞれの準備には多くの人がかかわっているのです。辞退の連絡が直前であればあるほど、相手に負担をかけてしまうことになります。

学生が面接を辞退することは企業側も想定していることですので、早めにマナーを守って連絡しましょう。

39点以下は要注意!あなたの面接力を診断しておこう

自分の面接にどんな課題があるのか気になりませんか。面接の結果が悪くても、人事に原因を聞くことはできないので、どうやって対策したらいいかわかりませんよね。

そんな時は、「面接力診断」を使うのがおすすめです。面接力診断を使えば、簡単な質問に答えるだけ面接における自分の弱みを知り、その対策を解説付きで把握できます。

そうすればあなただけの対策を知れるので、面接官からも高評価を得られるようになります。診断は無料で使えるので、今すぐ活用して面接の不安を解消しましょう。

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面接を辞退するときのリスクを把握しておこう

  1. 辞退した企業へ再エントリーすることは難しい
  2. 無断辞退は信頼を失う可能性がある
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

面接の辞退は可能であることをお伝えしてきましたが、ここからは、辞退時のリスクについても紹介していきましょう。

リケジョ就活生

伊藤うみ

リスクを踏まえたうえで辞退の意思決定ができれば、後悔を最小限まで押さえることができそうです! 

辞退した企業へ再エントリーすることは難しい

前述の通り、面接を辞退するということは企業への入社の意思がないことを示すことになります。企業によっては、志望度の高い学生を優先するために再エントリー不可としている企業もあります。

また、再エントリーできたとしても意思の変化があった理由を問われる可能性が高いです。つまり、再エントリー後は選考を通過する難易度がさらに上がるということです。

リケジョ就活生

伊藤うみ

「再エントリーできない可能性がある」
「エントリーできても、選考難易度が高くなる可能性がある」

この2つのリスクを考慮しておく必要があるのですね。

無断辞退は信頼を失う可能性がある

面接の辞退時に不誠実な対応をしてしまうと、社会的な信頼を失う危険性があります。たとえば、企業に辞退の意思を伝えずに音信不通になってしまういわゆる「無断辞退」をすると企業からの信頼を失うことになります

学生生活を過ごす中で企業の社員と出会う可能性はなかなか少ないので、「無断辞退をしても今後かかわることはないから大丈夫だろう」と考える人もいます。しかし、社会人になったときに仕事上で関係を持つ可能性もあるのです。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

たとえば社会人になり、営業職として活動する中で取引先の企業として無断辞退した会社を担当することになるという場合も考えられます。

リケジョ就活生

伊藤うみ

「無断辞退した学生」というイメージがあれば、ビジネスのパートナーとして信頼関係を築くことは難しそうです。

就活でも常に誠実な対応を心掛けようと思います!

就活ではシーンごとにさまざまなマナーを身に付けておく必要があります。この記事では、面接時に押さえておきたいマナーについて紹介しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
面接マナーはこれでOK|「振る舞い・身だしなみ・言葉遣い」を解説

キャリアアドバイザーコメント

面接辞退の入社後の影響は? 社会人として適切な対応を心掛けよう

面接辞退をすることで考えられる入社後の影響は、面接を辞退した会社と入社後に付き合いが生まれた場合の印象が悪くなるかもしれないということです。

ただ、過度に気にする必要はありません。面接辞退の申し出をマナーを守ってきちんと対応すれば、仕事に大きく影響を与えるとは考えにくいです。ただし、面接辞退のやり方がマナーやルールを逸脱した、社会人として相応しくない方法だった場合は影響がないとは言えません。

入社後、面接辞退した会社との付き合いが生まれたときに、その企業や担当者からの信用を得ることは極めて難しいと考えられます。就職活動はすでに社会人としての第一歩を踏み出しているということを意識しましょう。そこでの言動一つひとつが今後のキャリアとつながっていると肝に銘じて、誠実な対応を心掛けてくださいね。

面接辞退に迷ったときのアクション4選

男の子就活生

佐藤みなと

面接を辞退するリスクについてよく理解できました。辞退する前にはリスクを考慮したうえで、よく考えて決断します!

リケジョ就活生

伊藤うみ

リスクを踏まえると、場合によっては辞退すべきかとても迷いそうです………。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

新卒での就職はキャリアの土台となる重要な選択なので、迷うこともありますよね。それでは、面接辞退に迷ったときの対処法についても解説していきましょう! 

①企業選びの軸を明確にして就活の方向性を固める

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

面接を辞退するか悩む一つの要因として、「企業選びの軸」が固まっていないという点が挙げられます。

企業選びの軸は「自分に合った企業を選ぶ際の指針となる基準」のことを言います。企業選びの軸が固まれば、自分に合った企業が見つけやすくなりますよ。軸の見つけ方がわからないという人は、「自己分析」から始めるのがおすすめです

自己分析をすることで、「仕事をするうえで譲れない条件」や「働くうえで大切にしたい価値観」など仕事に対する考えが整理できます。自己分析を通して、自分なりの企業選びの軸を見つけましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

おすすめの自己分析の方法はありますか? 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

いくつか方法があります。企業選びの軸を発見するのにぴったりの自己分析の方法を紹介しましょう。

モチベーショングラフを活用する

モチベーショングラフ

モチベーショングラフとは「過去の出来事や経験をもとに、モチベーションの揺れ動きをグラフで表したもの」です。モチベーショングラフは、一般的に、横軸で時間の経過を、縦軸でその時点でのモチベーションの高さを表して作成します。

この自己分析方法を用いると、自分のモチベーションが上下する要因を可視化することができます。モチベーションが揺れ動く要因を深掘りすることで、自分に適した仕事や職場環境の条件が明確になります。特にモチベーションが上がった要因から、どんなことに「喜び」「やりがい」などを感じたのか自分の持っている価値観を紐解いていきましょう。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そこで発見した価値観が「軸」になります。「満足感を感じる仕事」「働きやすい環境」の条件を見つけ出すことができますよ!

理想とするキャリアから逆算する

理想のキャリアから逆算して企業選びの軸を考える方法も効果的です。

たとえば「3年後には〇〇分野の研究に携わりたい」というキャリアビジョンがあれば、そのために必要なスキルや資格、経験を洗い出してみましょう。ここで発見したスキルや経験が企業選びの軸になります

男の子就活生

佐藤みなと

理想のキャリアビジョンを叶えるために、なにが必要なのか考えればいいのですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ほかにも自己分析にはさまざまな方法があります。自分に合った方法で、企業選びの軸を見つけていきましょう!

以下の記事では、効果的な15の自己分析の方法を紹介しています。どんな自己分析の方法が自分に合うのかチェックしてみてくださいね。
簡単15のやり方で自己分析はもう迷わない! 活用法を徹底解説

②事業内容や今後の展望を改めてチェックする

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

企業についてくまなく調べたうえで、面接を辞退するかを判断しましょう。

もしかすると知らないだけで、自分の実現したいことが叶えられる環境が整っていたり、興味のある事業を手掛けていたりする可能性があるからです。

男の子就活生

佐藤みなと

企業の選考を受けたときに一通りの情報を調べました。どうすれば企業の情報を深く調べることができますか? 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そんなときは、企業の最新情報に着目して考えるといいですよ! 

企業はコーポレートサイトを通して最新の取り組みや事業について情報を開示することがあります。選考段階ではまだ未公開であった情報があるかもしれません。

また、採用要件などに変化があることもあります。たとえば、新しく募集職種が増えていることもあります。辞退する前に改めて企業の情報を全体的に確認して、自分の持つ情報と差がないか確かめてみてくださいね

③面接を辞退しようと思った理由を整理する

面接を辞退する際には、辞退をしようと思った理由を明確にしておくことがおすすめです。「なんとなくほかの企業の方が魅力的に感じたから」など曖昧な理由のまま辞退することは避けましょう。

考えを整理するためには、紙に辞退を決めた理由を書き出すことがおすすめです。改めて内容を考えたときに、自分の調べた情報との信ぴょう性を確認するといいですよ。

たとえば、「自分のスキルが仕事で活かせない」と思った際に、企業にスキルが活かせる業務がないか改めて確認します。そうすることで、納得感を持って辞退を決めることができます。

男の子就活生

佐藤みなと

納得感を持って辞退するためにも、辞退理由を整理しておくことが大切ですね。

④採用担当者に相談してみる

面接を辞退するか迷った際には、企業に素直に相談してみることもおすすめです。企業も学生に対し、自社の魅力を知って入社を前向きに考えてほしいと考えています。そのため、学生が感じる懸念点があれば払拭しようと思うはずです。

企業によっては学生が懸念に感じているポイントについて会社としての見解を説明してくれたり、社員との面談を実施して企業への理解を深める機会を設けてくれることがあります

リケジョ就活生

伊藤うみ

辞退を考え直すような情報を企業が持っているかもしれないのですね。迷ったら企業に相談させていただきます!

以下の記事では、自分に合った就職先を選ぶ方法を紹介しているのでぜひ参考にしてくださいね。
就職先が決められない!自己分析から導く企業選びのコツ8選

39点以下は要注意!面接を受ける前に面接力を測定しよう!

自分の面接にどんな課題があるのか気になりませんか。面接の結果が悪くても、人事に原因を聞くことはできないので、どうやって対策したらいいかわかりませんよね。

そんな時は、「面接力診断」を使うのがおすすめです。面接力診断を使えば、簡単な質問に答えるだけ面接における自分の弱みを知り、その対策を解説付きで把握できます。

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後悔が残りやすい3つの辞退理由

  1. 周囲の人から辞退を促されたから
  2. 口コミサイトで評判が悪かったから
  3. 就活をはやく終了したいから
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

辞退後の後悔を未然に防ぐには、後悔しがちな辞退理由について把握しておくことも効果的です。

理由①周囲の人から辞退を促されたから

中にはあなたのためを思って企業選びのアドバイスをくれる人もいます。ですが、アドバイスは参考程度に留めておきましょう

これから企業と長い時間を共にするのは自分自身。面接を辞退するときの最終判断は必ず自分自身でおこなってくださいね。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

周囲の人の意見で辞退を決めるのは絶対に避けましょう。辞退は自分自身の意思で判断することが重要です。

理由②口コミサイトで評判が悪かったから

口コミサイトとは、実際にそこで働く社員または以前働いていた社員が企業での仕事や働き方について評価をしたり、面接を受けた学生が企業の印象や情報を直接載せているものです。

口コミサイトには大体5段階程度で企業評価が記載されていることがあります。サイト内での評判があまり良くないと不安に思うかもしれません。ただ、口コミサイトの評価だけで面接の辞退を決めてしまうのは避けましょう

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

企業に対する価値観や相性は人それぞれ。口コミの投稿者が企業と合わなかったからといって、自分と一致するわけではありません。

理由③就活をはやく終了したいから

就活はやるべきことも多く大変なもの。就活を早く終わらせるために、番最初に内定が出た企業に入社を決めるケースもよく見受けられます

しかし、就職活動をはやく終えたいからという理由で面接を辞退してしまうのは危険です。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

就活をはやく終わらせることよりも納得して就活を終えることを優先してくださいね。未来の生活を充実させるためにも、少し踏ん張って就活を乗り切りましょう!

キャリアアドバイザーコメント

第二新卒としての就活は難易度が高くなる傾向がある

新卒で就職した会社とミスマッチが起きた場合、第二新卒として別会社に転職する選択肢がありますが、就職の難易度が高くなる可能性があります。一般的には卒業後3年以内で、就業経験がある人を「第二新卒」と呼びます。

第二新卒として就職活動をする際の注意点は、最初の会社を退職した明確な理由を伝える必要があるということ。「なんとなく会社の雰囲気が合わない」などの曖昧な理由では、選考先の企業もまた同じようなミスマッチが起きてしまうのではないかと考えるのです。

ミスマッチが起きる理由を見つけて明確に説明するのは非常に難しく、それが第二新卒で就職活動する際の難易度を高めている要因の一つです。

なるべくミスマッチを起こさないためにも自己分析や企業研究等の手間をしっかりかけて準備をし、納得いく内定を獲得できるようにしていきましょう。

面接の辞退時に守るべき3つのマナー

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ここからは辞退の仕方について詳しく解説します。まずは、必ず守ってほしい辞退時のマナーについてお伝えします!

①不誠実な対応は厳禁! 無断キャンセルは絶対に避ける

面接を辞退する際には、必ず企業に辞退することを伝えてください。断りを入れず辞退をする、いわゆる「無断キャンセル」は絶対にやめましょう

企業は面接を実施するために、忙しい中でさまざまな準備をしています。特に面接官は、あなたと面接するために業務時間を割いてスケジュールを調整しています。誠実な対応を心掛けましょう。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

無断で辞退すれば企業に連絡する手間を取らせるなど迷惑がかかります。さらには、入社後に仕事を通じて出会うことも想定されるので、適切な対応をしましょう。

②企業への配慮が不可欠! 辞退の意思が固まったらすぐに連絡する

面接を辞退することを決めても気が重く、なかなか行動に移せない人も多いです。

しかし、辞退することを決めたらできるだけ早く企業に知らせることが大切です。なぜなら、企業は面接に向けてみなさんを迎え入れる準備を進めているからです。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

直前になるほど、企業に負担がかかってしまいます。速やかな行動を心掛けてくださいね。

③社会人としてのマナー! 就業時間内の連絡を心掛ける

特に社員が出社をしていない早朝や深夜、休日などにメールを送ることは避けましょう。就業時間外にメールを送ってしまうと、ビジネスマナーを守れていないと捉えられてしまう場合もあります。企業ごとに就業時間は異なるため、コーポレートサイトから就業時間をチェックしておきましょう。

リケジョ就活生

伊藤うみ

相手の反応がみえないからこその細かなところへの配慮が大切ですね! 

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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大学にも影響が及ぶことも!無断欠席のリスクを理解しよう

大学の推薦を受けている企業の選考を無断で欠席した場合、影響を受けるのは自分だけではありません。推薦してくれた大学、ひいては自分の後に続く後輩たちにも迷惑がかかる可能性があります。

大学推薦とは、大学の信用を前提として選考に進む仕組みです。そのような中で面接を無断欠席してしまうと、あなただけでなく、大学そのものの信頼も損なわれてしまいます。

一人の軽率な行動が、周囲に大きな影響を与えることを忘れてはいけません。社会に出ると、学生時代以上に多くの人とかかわることになります。だからこそ、常に周囲への配慮を意識し、責任ある行動を心掛けましょう。

39点以下は要注意!3分であなたの面接力を確認しよう

自分の面接にどんな課題があるのか気になりませんか。面接の結果が悪くても、人事に原因を聞くことはできないので、どうやって対策したらいいかわかりませんよね。

そんな時は、「面接力診断」を使うのがおすすめです。面接力診断を使えば、簡単な質問に答えるだけ面接における自分の弱みを知り、その対策を解説付きで把握できます。

そうすればあなただけの対策を知れるので、面接官からも高評価を得られるようになります。診断は無料で使えるので、今すぐ活用して面接の不安を解消しましょう。

こんな人に「面接力診断」はおすすめ!
・面接をまだ受けたことがない人
・自分の面接に不安がある人
・今やるべき面接対策を知りたい人

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【状況別】面接の辞退を伝える2つの方法

男の子就活生

佐藤みなと

面接の辞退は電話で直接伝えるべきなのでしょうか? 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

状況に応じて連絡手段を使い分けする必要があります! しっかり確認していきましょう。

①面接の数日前|基本的に辞退はメールで伝える

面接の数日前にすでに辞退が決まっている場合は、メールで辞退の連絡をするのが一般的です。辞退の意思が決まった段階で速やかにメールをおくりましょう。

企業から連絡がきたら、できるだけ意思決定をしたその日のうちか翌日の午前中までには返信するようにするといいでしょう

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メールで辞退連絡をするときは、うっかり企業からの返信を忘れてしまわないようにメールにフラグをつけるなど工夫をして、手が空き次第すぐに返信するようにしてくださいね。

就活のメールはどこまで返信すればいいのか。そんな悩みを抱えている人は以下の記事も参考にしてみましょう。
就活メールの返信はどこまで必要? 注意点やコツを例文付きで解説

②面接の前日・当日|メールと電話の両方で辞退を伝える

面接の直前では企業も面接の準備を進めています。辞退することで迷惑がかかってしまう場合もあるので、電話で直接お詫びをしましょう。

また、併せてメールでも連絡しておくことで、連絡の漏れを防ぐことができますよ

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

辞退することが相手にうまく伝わらなければ、無断キャンセルと捉えられてしまう事態になりかねません。自分の声が相手にしっかり届くような環境で電話をしましょう。

面接の辞退メールの書き方

マンガでわかる! 面接の辞退メールの書き方
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ここからは、面接の辞退メールの書き方を4ステップで解説していきます。一緒にメールの下書きを作っていきましょう!

①件名:「辞退の連絡」だとわかる件名を作成する 

件名の例

面接辞退のご連絡(用件)/佐藤みなと(氏名)

社会人になると、1日に多くのメールを受け取ることになります。特に人事担当者は多くの学生とやり取りをしている可能性があるので、辞退メールがほかのメールに埋もれてしまうことが考えられます。

また、メールの受け取る量が多い場合、件名や送信者を確認しながら、重要度が高そうなものから優先的にメールの中身を確認していくことがあります。メールをなるべく早く開封してもらうためにも、件名で要件や重要性をきちんと伝えることが大切です

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

なるべくシンプルであるほうが相手に伝わりやすいです。例を参考にして、相手に配慮した件名を作成しましょう。

②本文:面接を「辞退する理由」を簡潔にまとめる

本文の例

〇月〇日(〇曜日)の選考につきまして、先日、他社から内定をいただき、そちらに入社する決断をしたため、辞退させていただきたく存じます。

メールの本文は、辞退する旨とその理由をわかりやすく簡潔にまとめましょう。ビジネスメールは簡潔にまとめるのが鉄則です。なんとか相手に納得してもらえる内容にしようと、自分の気持ちを盛り込みすぎたりしてしまうのは避けましょう

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

だらだらと長く書いてしまうと、内容が伝わりづらく逆効果です。

③締めの言葉:「お詫びの言葉」で文章を締めくくる

お詫びの例

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような事態となり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

本文の最後は、「締めの言葉」で内容を締めくくります。

締めの言葉では、面接の機会を与えてくれた感謝の気持ちや辞退することへのお詫びの気持ちを伝えましょう

男の子就活生

佐藤みなと

ひと言添えるだけで、誠実な印象になりますね。

以下の記事では、就活のシーン別にメールを締めくくるのに相応しい「締めの言葉」について例を交えて紹介しているのでぜひ参考にしてくださいね。
【状況別】メールの「締めの言葉」例文集|正しいマナーを知ろう

④署名:自分の身元を明らかにしよう

署名の例

〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇

メールの最後に署名をつけることは、ビジネスメールにおける基本的なマナーの一つです。企業にメールの差出人が誰であるかがすぐにわかるように、署名はフルネームで記載するほか、必要に応じて連絡をしやすいよう、電話番号やメールアドレスも記載しましょう

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

同姓同名の学生がいることも考えられるので、大学名も記載すると良いでしょう。

面接をメールで辞退する方法は、こちらの記事でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてくださいね。
面接を辞退するときのメールテンプレ7選|マナー&注意点付き

【辞退理由別】面接辞退メールテンプレ8選

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

今回は、面接の辞退理由別にメールのテンプレートを用意しました。あなたの状況に合わせて活用してみてください。

①家庭の事情

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。お忙しい中のご連絡申し訳ございません。

日程を調整いただいたうえで大変恐縮ですが、家庭の事情により、当分の間就職活動を休むこととなりました。つきましては、〇月〇日の選考を辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

家庭の事情である場合、希望をすれば再度面接を申し込むこともできます。ただ、今後就活を進める予定がない場合は「しばらく就活を休む」「就活を取りやめることになった」など今度継続の意思がないことを伝えると良いでしょう。

②ケガ・病気

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。お忙しい中のご連絡申し訳ございません。

日程を調整いただいたうえで大変恐縮ですが、体調不良のため、休養が必要であり、しばらく就活を休むこととなりました。つきましては、〇月〇日の選考を辞退させていただけますでしょうか。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

再度面接を申し込みたい場合、採用スケジュールに余裕があれば面接を再調整してもらえる可能性もあります。もし回復する見込みが立っている場合には、就活を再開するスケジュールの見立てを記入して、面接を受け直すことができるか確認してみるといいですよ。

③他社から内定が出た

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。お忙しい中のご連絡申し訳ございません。

〇月〇日の選考につきまして、先日他社から内定をいただき、入社する決断をしたため、辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

特に同じ業界の企業に入社する予定であれば、将来的に仕事上の接点が生まれる可能性もあります。丁寧な対応を心掛けましょう。また、他社入社を決めた理由や自社についての懸念点を問われる場合があります。事前に回答を用意しておくとスムーズに対応できますよ。

④他社と面接の日程が被った

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。

〇月〇日に予定していた選考につきまして、ほかの企業と選考日程が重複し、改めて検討したところ、選考を辞退させていただきたく存じます。貴重なお時間をいただいた中での辞退、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

面接がほかの企業と被ってしまった場合には、ほかの日程で調整できるかたずねてみるのも一つの方法です。また企業から面接の再調整の申し出を受けることもありますので、日程調整してもらうのか、辞退するのか意思を決めておくといいですよ。

⑤社風とのミスマッチを感じた

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。お忙しい中のご連絡申し訳ございません。

〇月〇日で面接の予定をいただいておりましたが、企業理解を進める中で、自身が求める環境と異なるのではないかと考え、熟考の末、選考を辞退させていただきたいという結論に至り、ご連絡させていただきました。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

選考が進んでいくと企業についての理解が深まります。その中で、当初の企業イメージとギャップを感じてしまうこともよくあることです。そこで直接的に企業を批判するような辞退理由を伝えるのは避けるべきです。なるべく角が立たない表現を心掛けてくださいね。

⑥業務とのミスマッチを感じた

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。お忙しい中のご連絡申し訳ございません。

〇月〇日で面接の予定をいただいておりましたが、改めて検討したところ、業務面で自身の能力不足を感じ、選考を辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

企業によってはあなたのスキルや経験が活かせる業務がほかにもあるかもしれません。企業に一度、業務とのミスマッチを感じていることを相談してみるのもおすすめです。

⑦スキル不足を感じた

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。お忙しい中のご連絡申し訳ございません。

〇月〇日で面接の予定をいただいておりましたが、求められているスキルとの差を実感し、熟考の末、選考を辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

はじめから業務に必要なスキルを持っている人は少ないです。ほとんどの学生が企業に入社して少しずつ力をつけていきます。今の段階でスキル不足を感じていても入社後に十分カバーできることもあるので、まずは不安に感じていることを企業に伝えることをおすすめします。

⑧方向性の違いを感じた

メール例文

件名:面接辞退のお願い/〇〇大学 佐藤みなと

本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。お忙しい中のご連絡申し訳ございません。

〇月〇日で面接の予定をいただいておりましたが、企業理解を深めるなかで、自身の適性とキャリアの方向性を再検討した結果、誠に勝手ながら選考を辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

__________
〇〇大学〇〇学部
佐藤 みなと(さとう みなと)
電話番号:〇〇〇₋〇〇〇〇₋〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇
__________

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

「思っていたものと違った」などネガティブにも捉えられる表現は避けましょう。

【会話例文付き】電話での面接辞退の伝え方

マンガでわかる! 電話での面接辞退の伝え方
男の子就活生

佐藤みなと

面接の前日からは電話で辞退をすることになるのですよね? 

リケジョ就活生

伊藤うみ

電話で直接話すとなると、なんだか緊張してしまいそうです。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

電話が緊張する場合は、台本を用意しておくといいですよ。準備を万全に整えておくことで、自信を持って対応できるようになります!

まずは、電話で辞退を伝えるときの例文を紹介しますね。

会話例文

自分)お世話になっております。〇月〇日に面接の予定をいただいています、〇〇大学の佐藤みなとと申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

受付)はい。少々お待ちください。

採用担当)お待たせいたしました。採用担当の〇〇です。

自分)お世話になっております。〇月〇日に面接の予定をいただいています、〇〇大学の〇〇〇〇です。このたびは、〇次面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

大変申し上げにくいのですが、家庭の事情により就活を休まざるを得なくなったため、選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

選考のために貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となってしまい大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びに伺うべきところですが、電話でのご連絡となり恐縮です。

採用担当)そうなのですね。事情はわかりました。ご連絡いただきありがとうございます。

自分)勝手なご連絡となり申し訳ございません。それでは失礼します。

①自己紹介をして企業の担当者につないでもらう

まずは挨拶から電話を始めます。「お世話になっております」がビジネスシーンで一般的な挨拶になります。その後で「名前」「面接の予定日」を伝えます。

次に、担当者につないでもらいたいことを伝えます。「採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか?」というようにたずねましょう。もし担当名がわからない場合は、「新卒の採用担当者」などと名称を伝えてください。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

担当者が不在だった場合には、電話と併せてメールを送っておくとより丁寧な印象になります。

「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようだったので、メールにて失礼します」というような言葉を本文の冒頭に添えてメールを送りましょう。

②面接を辞退すること・辞退理由を簡潔にまとめて伝える

電話を取り次いでもらったら、面接辞退の旨を伝えます。メールと同様に簡潔さを意識しましょう。特に電話では、自分のタイミングで相手の時間をもらっているのであまり話が長くなりすぎないように注意が必要です。

また、原則として自分から辞退の理由を詳しく説明する必要はありません。もし担当者からたずねられたら、誠意をもって理由を伝えましょう。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ただし、「口コミサイトの評価が悪かったから」「事業の将来性に不安を感じた」など、企業への批判と捉えられる理由は避けましょう。

面接辞退の理由例

  • 自分の適性を考えた結果、御社に貢献するのが難しいと感じました
  • 家庭の事情により、卒業後に就職することが難しくなりました
  • 他社から内定をいただいたため、そちらに入社することにいたしました

③お詫びとこれまでのお礼で話を締めくくる

最後に、これまで自分の選考のためにさまざまな対応をしてくれた採用担当者に対して感謝とお詫びの気持ちを伝えましょう。

辞退する意思だけではなく、これまでの対応や評価してもらったことへの感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

今後どのような結びつきがあるのかは予測できないことです。今後の信頼関係を続けていくためにもお礼やお詫びなどのマナーを心掛けてくださいね。

この記事では、面接の辞退を電話で伝える方法をわかりやすく解説しています。併せてチェックしてみてくださいね。
面接辞退の電話のかけ方|会話例文付きでマナーや注意点を解説

辞退連絡で不当な扱いを受けたら周囲の人に相談しよう

  • 相談先|大学のキャリアセンター
  • 相談先|大学の先輩や友人
  • 相談先|外部の相談窓口
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

繰り返しになりますが、辞退は悪いことではありません。しかし、中には高圧的な態度を取る担当者がいるかもしれません。

リケジョ就活生

伊藤うみ

なにか対処法はありますか? 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

もし不当な扱いを受けた場合、一人で抱え込まずに周囲の人に相談しましょう。ここからは困ったときに頼りになる相談相手を紹介していきますね。

相談先|大学のキャリアセンター

就活には悩みがつきもの。そんなときすぐに相談できる人や環境があれば心強く就活を進められます。身近な人に相談しにくい場合は、外部で就活をサポートしている大人を頼りましょう。たとえば大学のキャリアセンターでは、就活の相談に乗ってくれるアドバイザーが常駐しています。

キャリアについての相談だけでなく、選考についての不安や疑問などについても相談に乗ってくれます。また、就活の専門家として適切なアドバイスをもらうこともできますよ。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

大学ごとにキャリアセンターの運営時間やアドバイザーとの面談の調整方法は異なるので、大学のホームページを確認してみてくださいね。

相談先|大学の先輩や友人

就活の経験者であれば、過去の経験をもとに効果的な対処法や気持ちの切り替え方を教えてくれる場合があります

信頼できる人に状況を説明してみましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

相談したところで悩みの解決にならないのではないかという思いもありましたが、打ち明けることが第一歩であり、心も軽くなりそうですね。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ぜひ気の置ける家族や友人に相談してみてくださいね。

相談先|外部の相談窓口

厚生労働省では就活中の学生をハラスメントから守るために、「就活ハラスメント悩み相談室」を開設しています。

LINEなどで24時間365日相談が可能なため、企業とのやり取りの中で困っていることがあれば、気軽に利用してみましょう。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

各都道府県の労働局でも相談窓口を設置していることが多いため、一度調べてみましょう。

キャリアアドバイザーコメント

ビジネスマナーが身につくチャンス! 辞退経験は社会で活かせる

面接辞退の連絡は、相手に迷惑をかけてしまうと思うと気が重く、できれば避けたいと思う人も多いです。ですが、社会人になれば個人の意思とは関係なく、組織の一員として相手に断りを入れなくてはいけない場面があります。

たとえば営業活動をするなかで、相手企業から「ここまで値引きしてくれたらなんとか購入できる」という相談を持ちかけられたとします。そのとき、会社の方針として値引きはNGとなれば、断わらざるを得えません。

このように相手に断りを入れる状況でスマートに対応するためにも、就活で誠意をもって相手に断りを入れる経験が役立ちます。社会人としての一歩だと考えて誠実に対応していきましょう。

辞退=悪ではない! 面接の辞退はよく吟味をして決めよう

男の子就活生

佐藤みなと

辞退に対する後ろめたい気持ちがなくなり、正しい意思決定ができるようになりました! 

リケジョ就活生

伊藤うみ

私も状況に応じて企業に適切な対応ができるようになりました!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

しっかり学んでいて素晴らしいですね! 辞退の選択自体は悪ではありません。マナーを守った正しい対応ができるかどうかが重要ということを覚えておきましょう!

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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