例文付きでわかる！ 面接辞退の電話のかけ方をチャート式で徹底解説

面接辞退は電話でOK！ 基本を押さえてきちんと意思を伝えよう

「面接って辞退して良いのかな」「面接辞退の電話って何を伝えれば良いのかな」と悩む就活生はたくさんいます。面接辞退の連絡は誰であっても対応に悩むものです。

この記事ではそんな辞退連絡をスムーズに進められるよう、対応別のフローチャートを用いながら伝え方のポイントを解説していきます。ぜひ参考にしてくださいね。

そもそも辞退して大丈夫？ 面接を辞退した場合の就活への影響

心配不要！ 他の企業の選考に影響はない

面接を辞退したとしても他社の選考に影響が出ることはありません。企業間で「この就活生は辞退しましたよ」といった情報が共有されることはありませんし、どんな企業も就活生の個人情報の取扱いには細心の注意を払っているので情報を開示すること自体しません。

もし「面接を辞退したいけどブラックリスト的なものに載ってしまうかも」と悩んでいるのであれば、その心配は無用ですから安心してくださいね。

これだけは気を付けて！ その企業に再エントリーすることはかなり難しい

辞退した企業の選考を再度受けるとなると「本当に真剣に考えたうえでの判断なのかな」「また辞退するのでは」と判断されるため、基本的にはエントリー段階で落とされてしまいます。またもし面接まで辿り着けたとしても、よほどの理由がない限りマイナス評価を覆すことはできないので通過することは難しいでしょう。

辞退してから「やっぱり受けたい」は基本できないものと考え、その企業を受け直すことはもうないと自分の中で整理をしてから辞退を決断するようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

その企業を本当に辞退しても良いのか慎重に検討すべきですが、その際に役立つのが思考を整理できるマインドマップです。辞退を考えたときは、こちらの記事を参考にマインドマップを使って冷静に検討してから決断しましょう。
マインドマップで始める自己分析｜「本当の自分」を紙に描き出そう

無言辞退だけは避ける！ 必ず連絡をしてから辞退しよう

企業に連絡をすることなく無言で面接を辞退することだけはやめましょう。企業は就活生のことを考えて入念に面接の準備をしていますし、実際にそのために多くのコストと時間をかけています。

そこで無言辞退してしまうことはあまりに失礼な行為ですから、最低限のマナーとして「連絡してから辞退する」を徹底するようにしてくださいね。

企業の本音！ 面接辞退の連絡に企業が思うこと

企業も面接の辞退者が出ることは想定内！

そもそも企業は辞退者が出ることを想定して準備をしています。規定人数ぴったりになるよう採用活動していては辞退者が出たときに対応できないからです。

なので「面接を辞退したい」という連絡を受けたとしてもそれは想定内の出来事なので、そこまで大きなショックを受けるわけではないのです。

面接まできた就活生はできる限り引き止めたい！

辞退者が出ることは想定内のことですが、面接までたどり着いている就活生は自社で定める最低限の採用ラインは満たしていることになるので、採用担当としてはどうにかして引き止めたいもの。

辞退連絡をした際には理由を深掘りされたり、どういったところを不満に感じたのか詳しく聞いてくることがありますが、それは「この優秀な就活生をどうにか引き止めたい」という思いがあるからなのです。

電話？ メール？ 面接辞退の連絡方法の選び方

数日前：電話でもメールでもOK！

メールは送ったとしても確認されるタイミングがいつになるかわからないため、急ぎの連絡手段としては適していません。なので面接が近い段階では電話で伝えるのがベスト。ただ面接まで余裕がある段階でならメールでも問題ありません。

注意点としては営業日でないとメールは確認されないので、休業日明けに面接があった場合、休業日中にメールを送っても確認されるのは「面接当日」です。志望企業の営業日をあらかじめ確認してからそれに合わせて連絡をするようにしましょう。

企業に送るキャンセルのメールの基本についてはこちらの記事で詳細に解説しています。
キャンセルメールのビジネスマナー｜説明会や面接ごとの注意点を解説

企業に送るメールはビジネスマナーを守る必要があるため、「締め方」が重要になります。どういった締め方でまとめれば失礼がないのかこちらの記事で確認しておきましょう。
就活シーン別のメールの締め方例文集｜正しいマナーで好印象を残そう

前日・当日：確実に連絡ができる電話で伝える！

面接を辞退したいけどもう面接まで時間がないという状況なら電話で連絡をしましょう。電話なら自分が辞退したいという意思を確実に伝えることができるので、メールを送ったけど確認が間に合わず、無言辞退のような形になってしまったということを避けることができます。

最終面接・内定辞退の場合は電話がベスト！

どの面接も重要な場ではありますが、最終面接は企業の代表や役員が担当することになるため他の面接とはレベルの違うより重要度の高い面接です。そうした面接を辞退する以上は期間に余裕があっても電話で連絡をする方が誠意ある対応といえるでしょう。

また、内定を辞退したい場合においても電話で連絡をすることをおすすめします。企業は入社に向けてさまざまな準備を進めていますし今後のスケジュールも組み始めているので、認識の齟齬がないよう電話で確実に意思を伝えるのがベストです。

面接を辞退するメールの作成方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてチェックしてくださいね。
理由別テンプレ7選付き｜面接辞退のメール連絡を円満におこなう方法

次の記事では、内定辞退の仕方や、いつまでに連絡するべきかについて解説しています。こちらも併せて読んでみてくださいね。
内定辞退はいつまで？｜状況別の伝え方を今すぐ使える例文付きで解説

いつ電話をかける？ 面接辞退の連絡をすべきタイミング

決断したらすぐに！ 辞退連絡は「できる限り早く」が基本

辞退するということが決定しているのに相手に黙っている方が失礼なので、自分の中で決断したならできる限り早く連絡しましょう。

面接を実施するものとして準備を進めている段階で辞退されるよりも、早い段階で辞退がわかる方が企業的にも負担が軽くなります。焦って決断をする必要はまったくありませんが、熟考の末辞退すると固く決めたなら、もったいぶらずすぐに面接辞退の電話をするようにしましょう。

朝・晩・昼休みを避ける！ 相手が忙しくない時間を狙おう

面接辞退の電話をすると決めたならまずはその企業の営業時間を確認しましょう。それからその営業時間の中で電話をかけても迷惑にならなそうな忙しくない時間帯をチェックします。

基本的には朝や夜は別の仕事で忙しい可能性が高いので避け、また昼休みにかけてしまうと相手の休憩時間を邪魔してしまうのでお昼の時間も避けましょう。なので、お昼前の時間や昼過ぎ、夕方あたりが狙い目となります。

どう伝えればいい？ 面接辞退を電話でする際の3つのポイント

①理由は詳しく言わなくてOK！ 簡潔に要点だけ伝えよう

電話で面接辞退を伝える際は「〇〇という理由があって面接を辞退したい」と簡潔に要件だけを伝えましょう。無理に理由を説明しようとしてもかえって話がわかりにくくなってしまいますし、そもそも詳細に理由を伝える必要もありません。

企業としても辞退したいという意思とその簡単な理由が知れるなら問題ありません。「辞退の意思」と「理由」を簡潔に伝えることが電話で辞退を伝えるうえでは大切なポイントといえます。

②追及される可能性も！ 台本を用意しておこう

簡潔に要件だけを伝えることがポイントと解説しましたが、企業によっては引き止める目的や今後の採用活動の参考にするために理由を深掘りしてくる可能性があります。「なぜ辞退されるのですか」と追及されたときに焦らず回答できるよう台本を用意しておきましょう。

ただ、詳細に理由を伝えたくない場合は簡潔に返しても問題はありません。企業も無理には追及はしませんから、台本も軽いもので大丈夫です。

③自分の都合で辞退することを忘れない！ 誠意ある対応する

忘れてはいけないのは、面接辞退をするのは自分の都合であるということ。面接を開催するために企業が準備してきたことが自分の都合によって流れてしまう前提がある以上、誠意のある対応を心掛けるべきです。

「辞退するのも自由だし」と身勝手な対応をしてしまうのは、就活マナー以前の非常に失礼な行為です。重く受け止めすぎる必要はありませんが、相手がかけてきた時間と手間のことを考えたうえでの対応をするようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

対応別フローチャートでもう迷わない！ 辞退連絡の基本の流れ

①まずは相手が担当者であるかを確認する

面接辞退の電話をかけたらまずは採用担当者であるかを確認し、担当者でないなら代わってもらいましょう。また企業によっては学生1人ひとりに専任の担当者を付ける場合もあるので、自分がこれまでやり取りしている人が固定されているならその人に代わってもらうよう伝えましょう。

電話がつながらないことも！ その際はメールを送る

面接辞退の電話をかけたとしても、そもそも相手につながらないなんてこともおおいにあり得ます。そんなときは慌てずメールを送るようにしましょう。いつ戻るかもわからない状況で何度もかけ直すのはこちらも負担が大きいですから、メールを1通送って相手の反応を待つようにしてください。

ただ2日以上待ってもメールの返信がない場合は、電話をかけ直して辞退の意思が伝わっているか確認しておくと安心です。

面接に関するメールの例文をもっと知りたい人は次の記事を読んでみてください。状況別の例文を紹介しています。
面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

②不在の場合は「何時に戻るか」を確認してかけ直す

担当者が不在の場合はいつ戻るのか、また何時ごろに電話をかけ直せば良いのか確認をしましょう。何時ごろに戻るのか確認できていればその後のスケジュールも立てやすくなります。

また担当者がいつ戻るのかわからないので、焦る気持ちから何度も電話をかけ直してしまうと相手に迷惑をかけてしまいます。不在の場合は戻り時間を必ず確認するようにしてくださいね。

面接まで時間がない！ そんなときは伝言を依頼しよう

担当者が不在だけど、もう時間がなくて担当者が戻るのを待っていては面接開始に間に合わない。そんな差し迫った状況なら電話に出た相手に「伝言」を頼んで、担当者に面接を辞退したい意思を伝えてもらうようにしましょう。

伝言を頼むこと自体は失礼な行為ではありませんが、相手に負担をかけることにはなるので丁寧に頼むことを心がけてくださいね。

③担当者につながったら辞退の意思を伝える

企業への電話がつながり、採用担当者に代わってもらうことができたらようやく直接辞退の意思を伝えることができます。辞退を伝える際には簡潔に要件だけを伝えましょう。相手が深掘りの質問をしてこない限りは詳細に話す必要はありません。

辞退の意思を直接伝えるのは誰でも緊張します。緊張でうまく意思が伝わらなかったとなれば本末転倒なので、ゆっくり深呼吸をして気持ちを落ち着けながら伝えるようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

これだけは押さえておきたい！ 面接辞退の電話をする際の注意点

「もしもし」厳禁！ 適切な言葉使いを意識する

電話をかけたときの第一声は「もしもし」を使いがちですが、企業を相手に使うにはカジュアルすぎるため避けておきましょう。ビジネスマナーとしても「もしもし」は使いません。

代わりの言葉としては「お世話になっております」「お忙しいところ恐れ入ります」などがあり、合わせて自分の名前と所属する大学名まで伝えるようにすれば完璧です。

先に切らない！ 相手が切ってから電話を切る

面接辞退の連絡をしているのにもかかわらずこちらから早く切ってしまうのはあまり印象が良くありません。ビジネスマナー的には「かけた方から切る」というのが原則ではありますが、面接辞退の電話については相手が切るのを待ってから電話を終えるようにしましょう。

お互いに電話を切らずに無言が続いてしまうようなら「それでは失礼させていただきます」と一言添えて静かに切るようにするとスマートです。

場所も大切！ 静かで電波の良いところから電話をかけよう

電話をかける際は場所も大切です。周りの環境音がうるさかったり、そもそも電波がつながりにくくて途切れ途切れになってしまうようではきちんと意思が伝えられません。

忙しい中相手の時間をもらっている以上は電話をかけるに相応しい場所から連絡をするのが誠意ある姿勢です。電話をかける前に「音は静かかな」「電波は悪くないかな」と必ずチェックするようにしてください。

キャリアアドバイザーコメント

辞退連絡で不当なことを言われた場合は大学に相談しよう

面接辞退の連絡をした際に不当なことを言われた際は悩まず相談しましょう。たとえば「辞退の意思を伝えたら大声で怒鳴られた」「辞退の意思が認められず辞退させてもらえなかった」などは相談すべき事項と言えます。

就活生が相談できる窓口としては大学のキャリアセンターや都道府県労働局などが挙げられます。大切なのは一人で悩まないことですから、「こんなことで相談して良いのかな」と迷ったりはせず違和感を感じたらすぐに相談するようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

面接辞退の電話のコツを押さえてスムーズに意思を伝えよう！

面接辞退を電話で伝える方法から、伝える際のポイントなどを解説しました。一度辞退してしまえばその企業に再エントリーすることは難しいため慎重に判断をするべきですが、固く決心をしているならすぐに行動を起こしましょう。

辞退連絡は誰でも緊張するものですから、いきなり電話をしてもうまく意思を伝えることができない可能性が高いです。辞退したいのにうまく伝わらないなんてことになればお互いに不幸なので、辞退を考えている場合は電話をする前にしっかり準備をしておくようにしてくださいね。