面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

ポイントを押さえれば面接のメール連絡は怖くない！

油断禁物！ 就活のメールとプライベートなメールは違う

面接でメール連絡が必要な場面とは？

企業から面接日程の打診が来たとき

1次面接など参加する学生数が多い場合はフォームを使って面接日程の調節をすることも多いですが、選考が進み人数が絞られてくるとメールで個別に日程を決めることがあります。

よくあるのは、企業から候補日を提示されその中から就活生が選ぶケースや、企業から提示された日程に返事をするというケース。企業としては早く面接日程を決めて準備を進めたいところなので、迅速に返信することが大切です。

一度決まった面接日程を変更したいとき

就活が本格化してくると、他の予定と被って面接日程を変更することも考えられます。この際にも、個別で企業の担当者にメールを送り日程変更をお願いしなければなりません。

一度決まった予定を変更するわけですから、相手に迷惑をかけたことについてきちんと謝罪することが大切です。その上で他の候補日を複数提案するとスムーズに調整が進むでしょう。

「内定をもらったけど、もう少し違う企業をみたい」と内定保留を考える人もいると思います。この記事では、内定保留の連絡をするときのポイントをわかりやすく解説しているので、確認してみてくださいね。
内定保留の伝え方を状況別に解説！ すぐに使える例文付き

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会場や持ち物、服装について質問したいとき

会場や持ち物、服装など面接について不明点がある場合は、企業にメールを送って早めに確認しておきましょう。「わざわざメールするのは申し訳ない」と思うかもしれませんが、会場を間違えたり持ち物を忘れたりすると企業にも迷惑をかけてしまいます。自信を持って面接に臨むためにも、気になるところは事前に問い合わせておくのがおすすめです。

面接に遅刻・欠席するとき

面接に遅刻・欠席する場合はなるべく早く企業に連絡しなければなりません。この場合、担当者がメールにすぐ気付くとは限らないので、基本的には電話→メールという流れで連絡します。

メールを送ることによって記録に残すことができますし、謝罪の気持ちも伝わりやすくなります。なお、電車が緊急停止した場合など電話が難しい状況であればメールだけでもかまいません。

面接のお礼を伝えたいとき

面接後のお礼メールは必須ではありませんが、場合によっては送ることで好印象につながります。特に中小企業やベンチャー企業などは、応募人数がそれほど多くないので、丁寧な対応をすると印象に残りやすいです。

大企業でもお礼メールを送ってマイナス評価になることは少ないでしょう。そのため、思い入れの強い企業、特に最終面接まで進んだ場合などはお礼メールを送るのもおすすめです。

面接のお礼メールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。送り方に悩んでいる方は確認しましょう。好印象になる秘訣も紹介しています。
例文10選！ 面談の御礼メールの送り方｜好印象になる秘訣を伝授

こちらの記事ではお礼状に関するマナーについても解説しています。気になる人はぜひ併せてチェックしてみてくださいね。
面接後のお礼状は必要？ 書き方やマナーをテンプレート付きで解説

超重要！ 企業にメールを送るときの基本マナー6つ

①企業の営業時間内に送る

営業時間外にメールを送ってもすぐには確認できません。社員携帯などで見られる場合もありますが、非常識なイメージを与えてしまう可能性もあります。そのため、緊急の場合を除きその企業の営業時間内に送るようにしましょう。午前中に送るとその日のうちに返信をもらいやすくなるので、できれば午前中に送るのがおすすめです。 

②件名は一目で内容が分かるように

プライベートのメールでは件名を入れずに送ることもあるかもしれません。しかし、採用担当者には就活以外にも日々多くのメールが届くので、件名が空白のままだと見落とされたり迷惑メールに振り分けられたりする可能性があります。

そのようなリスクを回避するため、「面接日程の変更のお願い／〇〇大学・〇〇（氏名）」といったようにメールを開かなくても要件がわかる件名をつけましょう。

③宛名は正式名称で書く

メール本文には、まず宛名を書きます。企業名、部署名、担当者の名前を正式名称で書きましょう。ここを間違えると大変失礼な印象になってしまうので、企業ホームページや募集要項などを見てしっかり確認してください。担当者の名前がわからない場合は、「採用担当者様」「○○部御中」としてもかまいません。

④最初に氏名と挨拶を入れる

宛名を書いたら、次は簡単な挨拶文と氏名を入れましょう。挨拶文とは「いつもお世話になっております」といった簡単な文章でかまいません。その後は、誰からのメールなのか一目でわかるように、「〇〇大学〇〇学部の〇〇（氏名）と申します」と自己紹介をします。

⑤要点は簡潔にまとめる

挨拶と自己紹介をしたら、次は本題に入ります。ここでのポイントは、要点を簡潔にまとめることです。ビジネスメールというと長文で丁寧に書いた方が良いと思うかもしれません。しかし、長い文章や回りくどい言い方は要点がわからずかえって迷惑になるので、なるべく短くまとめましょう。質問が複数ある場合は箇条書きを用いるのもおすすめです。

⑥最後に署名を入れる

署名がないと誰からのメールなのかすぐに把握できず相手を困らせてしまいます。そのため、どんなに本文が短くても最後には必ず署名を入れましょう。自動で署名が入る設定ができる場合があるので、これを機に署名設定をしておくのも良いですね。

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失敗しないために！ 企業にメールを送るときの注意点

ビジネスの基本！ 後回しにせず早めに送る

プライベートのメールだと、「後で送ればいいか」と思うこともあるでしょう。しかし、ビジネスの世界では連絡は早ければ早い方が良いとされています。

後回しにすると業務が滞ったり「レスポンスが悪い」と思われたりする可能性があるので、メールはなるべく早く送りましょう。特に面接の日程調整や質問をする場合は何度かやり取りをすることになるので、迅速な対応を心がけてください。

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誤送信を防ぐために宛先は最後に入れる

メールはクリックひとつで送信できるため、本文を書いている途中や確認する前にうっかり送信してしまうことも考えられます。一度送信したメールは取り消せませんし、間違ったメールを送ってしまうと企業側に迷惑をかけてしまいます。そのため、誤送信を防ぐために宛先は最後に入れましょう。

なるべく端的に！ ダラダラと長文を書かない

先程も少し触れましたが、ビジネスメールは要点をまとめなるべく端的に書くのが基本です。ダラダラと長文を書いてしまうと、相手は内容を理解するのに時間がかかり迷惑となってしまいます。特に一文一文が長いとわかりにくい文章になりがちです。そのため、なるべくシンプルで短く、端的な文章を書くように心がけましょう。

誤字脱字がないように確認する（特に宛名）

企業にメールを送る際には誤字脱字がないようにしっかり確認してください。特に宛名を間違えると非常に失礼な印象になってしまいます。他のメールをコピペして作成することもあると思いますが、その際は特に宛名を間違えないように注意してください。

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【シチュエーション別】面接のメール連絡の例文

例文①企業から面接日程の打診が来たとき

例文②一度決まった面接日程を変更したいとき

例文③面接の服装について質問したいとき

例文④面接に欠席するとき

例文⑤面接のお礼を伝えたいとき

面接の最後には「前向きに検討します」と言われることもあります。その際、合格なのか不合格なのか気になるかもしれませんが、こちらの記事で「前向きに検討する」の正しい意味や面接官の意図を知り、合否が出るまでの時間を有意義に過ごしましょう。
「前向きに検討する」は合格？ 不合格？ 面接官の意図や注意点を解説

疑問を解消しよう！ 面接のメールに関するよくある質問

面接前に「明日はよろしくお願いします」というメールを送ってもいいですか？

面接前に意気込みや挨拶を伝えたい場合は、メールを送ってもかまいません。ただし、面接前は採用担当者も忙しいことが予想されるので、送るタイミングや面接の時間によっては読んでもらえない可能性もあります。

また、事前にメールを送って印象が良くなったとしても合否を決めるのはあくまで面接の内容です。送らなかったからといって不利になることもありません。これらの点も踏まえて送るか送らないかを決めてくださいね。

企業からのメールに返信するときは元の本文を消した方がいいですか？

メールに返信するときは、相手が何のメールの返信なのかすぐにわかるように元の本文を残しておきましょう。返信をクリックすると元の本文や件名が引用されるので、消さずにそのまま追記すれば問題ありません。やりとりが続いて件名の「Re:」が増えてしまった場合はその一部を消してタイトルがわかりやすいようにしても大丈夫です。

企業からのメールにどこまで返信するべきか悩んだことはないでしょうか。こちらの記事では就活メールの返信術について詳しく解説しています。併せてチェックしましょう。
就活メールの返信はどこまで必要？ 注意点やコツを例文付きで解説

メールを送るときは就活用メールアドレスを使うべきですか？

就活中は求人サイトや企業から毎日大量のメールが届きます。プライベート用のアドレスと併用していると必要なメールを見つけにくくなってしまうため、ぜひ就活用メールアドレスを作っておきましょう。

また、メールアドレスは意外と企業の目にも付くので、プライベート感の強いアドレスは悪目立ちする可能性があります。企業に与える印象という観点からも専用のメールアドレスを作っておくと良いでしょう。

どんなアドレスを就活用就活用にしたらいいかわからない人もいるのではないでしょうか。変な印象を与えたくないと思っている人は次の記事を読んでみてくださいね。
就活用メールアドレスはこれで決まり！マンガでわかる作成方法

面接官が複数、または面接官の名前を忘れた場合、宛名はどうすればいいですか？

就活中のメールは採用担当者に送るのが基本なので、面接官が別の人であっても宛名は窓口である採用担当者にしてください。直接お礼を言いたい気持ちはわかりますが、個別に送るとかえって迷惑になる可能性があります。

面接官が複数、または名前を忘れた場合は「本日面接いただいた皆様に宜しくお伝えください」という内容を書けば問題ありません。

メールよりも電話した方がいいですか？

面接に遅刻・欠席する場合や辞退する場合は、誠意を見せることが大切なので電話をした方が良いでしょう。電話をした後にメールも送るとより丁寧な印象になります。

一方で、日程調整や質問など緊急性がなく記録に残しておきたい場合はメールの方が向いています。メールなら相手の時間を奪うこともないので、企業にとっても都合が良いでしょう。

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正しいメールの送り方を知って面接につなげよう