キャンセルメールのビジネスマナー｜説明会や面接ごとの注意点を解説

キャンセルメールこそビジネスマナーを要求される

「説明会をキャンセルしたいけど、メールの送り方がわからない」
「当日にキャンセルしたい場合の対応を知りたい」

就活をしていくうえで、企業説明会に申し込んでいたけど直前でキャンセルしたくなった、外せない予定で選考に参加できなくなった、ということがありますよね。

そんなときにどうやったら相手に不快な思いをさせることなくキャンセルすることができるのか、気になりますよね。キャンセルメールこそビジネスマナーが求められます。

今回はそんな面接や説明会をキャンセルしたいときのビジネスマナー、キャンセルの際のメールの仕方、電話の方法について解説していきます。

無断欠席はNG！ ビジネスマナーに則ったメールを作ろう

まず大前提として、説明会やセミナー、面接など企業と約束をしているものに関して、無断欠席はしてはいけません。どんな理由があったとしても無断欠席は社会人としてマナー違反です。

万が一キャンセルをせざるを得ない状況になった場合は、ビジネスマナーに則ったメールを作成し、企業へ送信しましょう。

キャンセルの場合でも連絡なしはマナーに反する

参加予定だったイベントをキャンセルする場合、たとえ今後の選考に参加する意思がなくても連絡をしない無断キャンセルはマナーに反します。

さまざまな企業を受ける中でキャンセルや辞退すること自体はよくあることなので何も問題はありませんが、不誠実な対応は避けるようしましょう。

キャンセルすることによってあなた自身は関係がなくなる場合も、相手に多大な迷惑をかけることは間違いありません。キャンセルする場合こそしっかりとマナーを守りましょう。

事前にキャンセル連絡をすることでほかの学生にチャンスが生まれる

就活では全ての人に面接の機会があるわけではなく、書類選考などの事前選考を通過できた人に限られます。そのため、事前にあなたがしっかりとキャンセル連絡を送っていれば、あなたの選考枠がほかの学生に回る可能性が生まれます。

反対に、事前にキャンセル連絡をせずに面接を無断欠席をした場合、ほかの学生のチャンスを奪ってしまうことにつながります。貴重な枠を無駄にしないためにも、必ず事前にメールでキャンセルの旨を伝えるようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

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キャンセルメールを送るときに知っておきたい3つの心構え

就活で予定していたイベントや選考をキャンセルしたい場合、3つの心構えを把握しておきましょう。それでは解説していきますね。

①できる限り早くメールする　

参加できないとわかった時点でできる限り早くメールを入れることが大切です。早目に連絡を入れておけばその後企業が対応するための時間に余裕ができますから、わかった時点での連絡を心掛けましょう。

キャンセルする予定にもかかわらず、直前までキャンセル連絡をしないと企業側に迷惑をかけてしまいます。ですから、何事も早目の連絡をすることで企業側に与える迷惑を最小限にするようにしましょうね。

急な場合は電話をかけた方が良い

キャンセルする場合は基本的にメールでの対応で問題ありません。電話よりもメールの場合文章として記録にも残りますので、緊急の場合以外はメール連絡で良いでしょう。

ただし、急に参加が難しくなった場合はタイムリーにメールを確認できていない可能性もあるので、担当者に直接電話をかけた方が良いです。

電話をする際は避けた方が良い時間帯があるので注意しましょうね。

選考辞退を伝える電話のかけ方についてはこちらの記事で詳細に解説しています。例文付きなのでなにを言うべきなのかもわかりやすいので、とても参考になりますよ。
例文付きでわかる！ 面接辞退の電話のかけ方をチャート式で徹底解説

②お詫びの心を持ってメールを書く

実はキャンセルメールを送る際にそのキャンセルの理由はそこまで重要ではありません。選考を辞退する際は「一身上の都合」「他社からの内定が出た」「自分に合わないと感じた」などの一般的な理由で問題ありません。

キャンセルメールを送るときに心掛けたいのは、キャンセルによって企業側に少なからず迷惑をかけてしまうことに対してのお詫びの気持ちです。

ネット上の例文をそのままコピペして送りたくなるかもしれませんが、例文を参考におおよその文体を整えた後に、自分の言葉でお詫びの気持ちを書くようにしましょう。

③丁寧なメールを心掛ける

丁寧な文章を心掛けてメールを書くことも大切です。誤字脱字がないかをしっかりと確認するのはもちろんのこと、きちんと文章を整えてから送るようにしましょう。

具体的には、以下の順で書くようにすると良いですね。

また、やむを得ず送る時間が遅くなってしまった場合には、冒頭に「夜分遅くに失礼します」などと一言加えるだけで丁寧な印象になります。

面接を辞退する場合のメールの書き方については、こちらで詳しく解説しています。あわせて確認しておきましょう。
理由別テンプレ7選付き｜面接辞退のメール連絡を円満におこなう方法

メールを送る際に企業のことを「御社」と書いてしまった経験はありませんか。「御社」と「貴社」の使い分けは基本のビジネスマナーになるので覚えておきましょう。こちらの記事で詳しく紹介しているため不安な人はチェックしてくださいね。
「御社」と「貴社」の違いは？ 具体的な場面や例文を交えて解説

面接に関するメールの作成方法をもっと詳しく知りたい人は、ぜひ次の記事を読んでみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

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説明会やセミナーのキャンセルメールを送る際に気を付けたいこと

就活生）今度予約している説明会をキャンセルしないといけないのですが何か気をつけることはありますか？

実際にキャンセルメールを送る際に注意するべきことについて説明していきます。

メールの件名は一目見て内容がわかるようにする

ビジネスメールの鉄則としてメールの件名は一目見て内容がわかるようにすることが挙げられます。メールの件名が空欄だったり内容が不明だと、最悪迷惑メールと間違えられて開封されない可能性があるからです。

そのため受信側が受信トレイを見た際に内容が瞬時に理解できるよう、メール内容が要約された件名をつけることを意識しましょう。

件名をつける際には基本的に「いつの話なのか」「何の用件なのか」「どういう内容なのか」の3つを意識するとよりわかりやすいものになります。

企業に送るメールはビジネスマナーを意識した文面にする必要があります。こちらの記事ではビジネスメールの基本情報が網羅的に解説されているので、ぜひ合わせて確認するようにしましょう。
選考通過メールの正しい返信の仕方｜好印象につながる秘訣を解説

キャンセル理由は明確に伝える　

キャンセル理由はなるべく明確に伝えることを意識しましょう。

など書ける範囲で相手がキャンセルを納得できる理由を書くようにしましょう。

また、他社の内定が出た場合、そこに就職する意思があるのであれば理由を伝えて面接をキャンセルしても問題ありません。入社意思がないのであれば誠意を持って断ることも大切です。

ただし、正直に理由を伝えた方が良いからといって決してネガティブな情報は伝える必要はなく、自分が合わないと感じたのであれば「一身上の都合」と伝えることで穏便に済ませる方が無難でしょう。

メールの最後に自分の署名を忘れない　

本文を書くことに集中しがちでつい忘れがちになるのですが、メールの最後に署名を忘れずに入れるのは重要なビジネスマナーの1つです。署名を見るだけで本人属性がはっきりしますから、多くの学生とやりとりする担当者からすると署名の有無はかなり重要です。

スムーズにやり取りをするためにも、メールの最後には必ず署名と連絡先や所属の記載を忘れないようにしましょうね。

メールの最後に記載する署名については、こちらの記事で作成方法を詳しく紹介しています。テンプレート付きなので、ぜひ参考にしてくださいね。
テンプレート付き！ 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

そもそも、就活で使うメールアドレスは何が適切かわからない人もいるのではないでしょうか。次の記事でメールアドレスについて詳しく解説しています。気になる人はぜひチェックしてみてくださいね。
就活用メールアドレスはこれで決まり！マンガでわかる作成方法

サイトでキャンセルができる説明会やセミナーはメール不要

説明会やセミナーによってはサイト上でキャンセルできるものもあります。その場合はメールでわざわざ連絡する必要はなく、サイト上でキャンセル手続きをすれば問題ありません。

サイト経由のイベント申込みの場合、気軽にキャンセルできる分、あまり深く考えずに予約・キャンセルをする方がいるかもしれません。しかし、企業はキャンセル状況を把握できるようになっているので、あまりにもキャンセルを繰り返していると印象を悪くする恐れがあるので注意しましょう。

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面接のキャンセルメールを送る際に気を付けたいこと

次に面接のキャンセルメールを送る際に注意するべきことについて説明します。基本的に説明会やセミナーをキャンセルするのと面接をキャンセルをする際に大きな注意点は変わりませんが、面接をキャンセルするにあたって特に注意したいことはきちんと理解しておきましょうね。

基本的には説明会やセミナーキャンセルの注意点と同じ

基本的には先ほどまで述べてきた説明会やセミナーのキャンセル時の注意と変わりません。特に直前のキャンセルは会社側に迷惑をかけるだけでなく、自分の所属している大学などのイメージを下げてしまうことにもつながりますから、誠意を持って対応するようにしましょう。

面接を辞退する理由は嘘をつかない

面接を辞退する場合、理由をどのように伝えるべきか迷うこともあるかと思いますが、嘘をつかずに正直に説明するようにしましょう。

など辞退理由はさまざまありますが、正直な理由を伝えづらいからといって「予定が合わなくなった」「体調が悪くなった」など本当の理由を隠すのはおすすめできません。

辞退する際は嘘をつかず誠実に対応することで企業側も納得をしてくれる点を覚えておきましょう。

キャンセルメールを送れば基本的に「選考辞退」と見なされる

面接を辞退する連絡をすれば基本的に「選考辞退」と見なされる点は理解しておきましょう。たとえ、あなた自身がその日の面接をキャンセルしたいと思ってメールを送ったとしても、企業側は「それ以降の選考に参加をしない」という意思とみなします。

そのときは他社の選考で忙しくてキャンセルをしても、後から「やっぱり辞退しなければよかった」と後悔するケースはゼロではありません。後悔をしないためにも、しっかりと自分で考えたうえで判断をするようにしましょうね。

選考継続の意思があるのであれば明確に伝えること

その日だけ都合が悪く面接をキャンセルする場合、できれば他の日程で面接に参加したいと考えることもあるでしょう。その場合はキャンセルメールを送る際に選考継続の意思表明を文面で伝えることが大切です。

指定された面接日に参加できないとわかった時点で事前に連絡をしておくことで、日程を変更してもらえる可能性もあります。

そのため、選考継続の意思がある場合は次回以降参加の意思があることと、入社への意欲があることを伝えたうえで日程調整を打診してみましょう。

ただし志望度は低いと思われるので不利になることも

ただし、一度キャンセルしてしまうと企業側の印象は悪くなってしまうことも事実です。理由がどうであれ、企業側としては「当社の選考よりも優先度が高い企業の選考があるのか」と志望度が低いと捉えられて不利になることもあるでしょう。

そのため、日程を変更してもらえれば挽回するためにも意欲の高さをアピールすることが大切です。お詫びだけのメールで終わってしまうのではなく、次回参加できた場合の参加意欲をしっかり書いて少しでも印象を良くできるようにしましょうね。

キャンセルメールに必要な要素を押さえよう

キャンセルメールで必要な要素は、

の計6要素です。この要素を押さえておくことで相手に失礼のないメールを送ることができます。

件名

• 件名：【ご連絡】×月×日面接辞退に関して（〇〇大学 △△ △△）

メールの件名はビジネスマナーとして必要不可欠な要素です。すでにお伝えした通り、件名はメール内容の要約の意味があるので、忙しい採用担当者にメールの主旨を正しく伝える有効的な手段となります。

キャンセルメールを送付する際は件名は忘れずに入れるようにしましょう。また、件名に自分の名前や面接の日付なども入れるとよりわかりやすくなるのでおすすめです。

相手先の会社名・部署・名前

• 宛名：〇〇株式会社　人事部　△△様

ビジネスメールにおいてメールの書き出しは宛名を記載することが一般的です。具体的には「会社名＋部署名＋役職名（あれば）＋氏名＋敬称」という順に記載しましょう。

キャリアアドバイザー）部長、課長などの役職名のあとに「様」をつけないように注意しましょうね。

自分の大学・名前

• 自分の大学・名前：〇〇大学　××学部～～学科　3年　△△ △△

宛名を書いたあとは自分が何者なのかを記載するようにしましょう。具体的に自分の大学情報と氏名は最低限書く必要があります。また、大学を書く場合は大学名、学部学科、学年を書くようにしましょう。

一方で、所属ゼミやサークル、部活名などの情報をつけてしまうとかえって読みづらいメールになってしまうので気をつけましょう。

キャンセルする旨を伝える内容

自分の情報を伝えることができれば、キャンセルメールで必要な要素はキャンセルするという事実を始めに伝えることです。メールに限らずですが読みやすいメールにするには、まず結論を先に述べましょう。

キャンセルするに至った背景などの説明から始めたくなりますが、かえって相手に必要な情報が伝わりにくくなるので結論から先に書くことを意識しましょうね。

キャンセルの理由とお詫び文

次にキャンセルの理由とそれに対する謝罪を書きましょう。キャンセル理由を述べるときは嘘をつかずに正直な理由を伝えることが大切です。また、やむを得ない事情でキャンセルするにしても確保してもらった時間をキャンセルするのですから、丁寧にお詫びすることが誠実な対応につながる点は理解しておきましょう。

署名

メールの最後には署名を必ず入れるようにしましょう。ビジネスメールにおいて署名は必須の要素であり、キャンセルメールでも同様です。

署名がないと本人確認が取れず、メールの信頼度は下がってしまいます。また、署名の有無でキャンセル可否につながることは少ないですが、マナーを理解できていないと思われることがあります。

メールの署名については名前、大学名、学部名、電話番号、メールアドレスを最低限記載しておくようにしましょう。ただ、毎回署名を作成するのは面倒ですのでメールの機能を使ってあらかじめ署名の設定しておくことで、メール作成時に署名が自動入力されますので便利です。

署名の前にはメール本文を締めるワンフレーズを加える必要があります。メールはこの締めの部分がとても大切ですから、こちらの記事の解説を参考にしてしっかりとメールの締め方についておさえておきましょう。
就活シーン別のメールの締め方例文集｜正しいマナーで好印象を残そう

説明会をキャンセルする場合のメール例文

ここからは説明会をキャンセルする際のメールについて例文を解説をしていきます。メールの構成はすでに紹介した6つの要素を忘れずに入れることで問題ありません。

それではさまざまなキャンセル理由の例文を見てみましょう。

下記の状況以外にも、内定辞退の連絡をする場合があるかもしれません。次の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
内定辞退はいつまで？｜状況別の伝え方を今すぐ使える例文付きで解説

当日に急用ができた場合のメール

体調不良の場合のメール

他社と説明会が重なった場合のメール

試験の日程と重なった場合のメール

身内の不幸があった場合のメール

面接をキャンセルする場合のメール例文

続いて面接をキャンセルするの例文を見てみましょう。説明会やセミナーをキャンセルする場合と大きく変わりませんが、面接をキャンセルするということは一般的には「選考辞退」と見なされます。

選考継続の意思があり、選考辞退をするつもりがない場合も含めて例文を参考にしてみてくださいね。

一身上の都合を理由にしたメール

他社から内定が出た場合のメール

企業の風土と合わないと感じた場合のメール

スキルのミスマッチを感じた場合のメール

体調不良を理由にしたメール

家庭の事情を理由にしたメール

内定を辞退する場合のメールの書き方については、こちらの記事でも解説しています。あわせて確認しておきましょう。
例文7選で完璧！ 採用メールへの返信をパターン別で徹底解説

キャリアアドバイザーコメント

当日にキャンセルの電話をする時に注意するべきポイント

説明会や面接に参加できないことが事前にわかっているのであれば、メールでお詫びを入れるのが良いですが、やむを得ず当日になって参加ができなくなることもあります。

その際はメールではなく極力電話でご連絡するのがマナーです。最後にキャンセルの電話をする際の注意点について解説していきますね。

基本の注意点はメールの場合と同じ

キャンセルの電話をする際も基本の注意点はメールの場合と同じです。

上記の流れに沿って伝えていけば何の問題もありませんが、電話をする際のポイントは次の通りです。電話をする際はよく理解しておきましょうね。

理由を聞かれることが多いので事前に用意しておこう

メールと比べ電話はすぐに相手のレスポンスがある点が決定的に異なります。そのため、「一身上の都合でキャンセル」と理由を述べたとしても詳しい理由を聞かれる場合があります。

回答に窮していると印象を悪くする恐れがあるため、事前にしっかり相手の納得のいく理由を考えておくようにしましょう。

電話で伝える際は「一身上の都合」などの曖昧な表現ではなく、正直に「ほかの会社に内定をもらえた」、「企業研究や検討を重ねた結果合わないと感じた」と答えても良いでしょう。

声のトーンは注意して相手が聞き取れる音量とスピードで話す

電話をかける際に注意したい点としては声のトーンや声量、そして話すスピードです。社会人に対して電話をするのにあまり慣れていない学生にとって、キャンセルの電話をするのは思った以上に緊張してしまうでしょう。

そのため、知らず知らずのうちにカンペを丸読みしているようなトーンや声が小さかったり、緊張のあまり話すスピードが早くなるといったことが起きます。

電話は相手にきちんと伝わることが大切ですので、しっかりと明るく落ち着いたテンポで話すことを心掛けましょう。

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ビジネスマナーをしっかり守ってキャンセルメールを送ろう

今回は就活で予約している説明会や面接をキャンセルする際のメールのポイントや注意点をお伝えしてきました。これから社会人になるにあたって、キャンセルをする際に事前に連絡を入れることは必須のビジネスマナーです。

今後さまざまな理由でキャンセルすること機会が出てくると思います。その際は今回紹介したように誠意を持って理由と謝罪の意を述べるようにしましょう。

「キャンセルするからいいや」ではなく、キャンセルするからこそビジネスマナーを守って対応することを心掛けるようにしましょうね。

この記事では面接をキャンセルする際の注意点に解説してきました。一方で面接を受ける場合にもポイントがあります。以下の記事では面接後のお礼状やお礼メールの書き方について解説しているので、ほかの人と差をつけるためにもぜひ参考にしてみてくださいね。
面接後のお礼状は必要？ 書き方やマナーをテンプレート付きで解説

マナーで印象が変わってしまう一例として、内定保留の連絡が挙げられます。どういった理由で内定保留するのかなど、伝えるべきポイントを解説していますので、ぜひ読んでみてくださいね。
内定保留の伝え方を状況別に解説！ すぐに使える例文付き