理由別テンプレ7選付き｜面接辞退のメール連絡を円満におこなう方法

面接の辞退は担当者への連絡がマスト！ マナーあるメール連絡をしよう

面接のお礼メールの送り方や好印象を与える秘訣については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せて確認してみましょう。
例文10選！ 面談の御礼メールの送り方｜好印象になる秘訣を伝授

再選考は基本できない！ 辞退するかよく考えよう

面接などの選考を辞退する前には、本当に辞退してしまって良いのか、後悔しないかよく考えましょう。基本的に、選考を辞退した場合の再選考はできないからです。

もちろん、本当に辞退したい場合には辞退も致し方ないでしょう。しかし、安易に選考を辞退するのはおすすめしません。「他の選考と日程がかぶった」などの場合には、辞退の前に日程の変更を考えると良いですね。

面接辞退の連絡はメールでOK！ その理由とは

都合の良いタイミングで確認できるから

面接辞退の連絡をメールでおこなった場合、受信した採用担当者は自分の都合の良いタイミングで連絡をチェックできます。

たとえば、電話の場合には連絡を受けるタイミングを選べず、もしかしたらとても忙しいときに辞退を伝えることになってしまうかもしれませんよね。しかし、メールでの連絡ならこのような事態は防げるのです。そのため、辞退の連絡をメールでおこなっても全く問題はありません。

連絡内容を後日確認できるから

また、メールはデータが残るもの。そのため、あとあと「連絡した、しない」といったことで議論になったり、自分自身で「本当に連絡したっけ……？ 」と不安になるのを防ぐことができるのです。

口頭で「いつの面接を誰が辞退する」と聞かされるよりも、記録に残る形の方が、お互いにとって安心ですよね。ですので、辞退の連絡をメールでおこなっても問題ないのです。

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時には必要！？ 電話連絡すべきタイミングとは

メールを見られるとは限らない！ 直前で辞退の連絡をするとき

選考直前に辞退の連絡をするときには、電話でも連絡を入れるようにしましょう。具体的には、面接の前日・当日の連絡の場合は電話とメールの両方で伝えます。

選考直前、採用担当者は忙しいもの。メールのみの連絡の場合、選考のときまでに確認できない可能性があります。そのため、まずは電話で連絡し、そのうえでメールでも伝えられると丁寧ですね。

通常メールで大丈夫な連絡でも、日程次第では電話対応が必要になるように、就活において日程を気にすることはとても重要なことです。次の記事では、日付のなかでも疑問を持ちやすい、郵便の「必着」ついてわかりやすく解説しているので、こちらも読んでみて正しく理解してみてくださいね。
必着とは｜意外と知らない？ 意味を正しく理解して書類を確実に郵送しよう

メール連絡したけれど……返信がないとき

また、あらかじめ辞退の連絡をしたものの数日経っても返信がない場合は、念のため電話でも連絡をしましょう。採用担当者も人間。何らかの事情で、メールをチェックできていない可能性もあるのです。

なお、日数に余裕がある場合には、念のためもう一度メールし、それでも返信がなければ電話をするのも良いでしょう。

メールでは企業のことを「貴社」と表記します。「御社」と「貴社」の使い方は間違いやすいため、こちらの記事で確認してみてくださいね。
「御社」と「貴社」の違いは？ 具体的な場面や例文を交えて解説

内定保留の連絡についても電話とメールの2パターンあります。保留の連絡をするとき、どんなことに気をつけるのか、例文と合わせて記載している記事ですので、参考にしてみてくださいね。
内定保留の伝え方を状況別に解説！ すぐに使える例文付き

面接辞退をする際のマナーを覚えることはもちろん大切ですが、面接を受けた場合にも注意すべき点があります。次の記事では、お礼状やお礼メールの書き方のマナーについて解説しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
面接後のお礼状は必要？ 書き方やマナーをテンプレート付きで解説

キャリアアドバイザーコメント

まずは確認！ 辞退メールの基本のルール

どのタイミングで送れば良い？ 答えは「なるべく早く」

何よりも大切なのは、辞退の連絡をする時期。辞退を決めたならば、なるべく早くその連絡をおこないましょう。

選考の予定があるということは、企業もその予定にしたがって動いているということ。当日や前日までずるずると連絡をせずにいた場合、採用に携わる担当者は、突然の予定変更に追われることになってしまうのです。

送信時間にも注意！ 志望企業の営業時間内に送ろう

メールの送信は、相手企業の営業時間内におこないましょう。これはビジネスでのメールのマナーです。

もしも、どうしても夜などに送らなければならない場合には、「夜分遅くに申し訳ございません」などの一言を添えましょう。

辞退メールに返信が！ 基本はそれ以上返さなくて問題ナシ

面接辞退を伝えるメールに返信が来た場合、基本的にはそれ以上の返信は不要です。ましてや、「返信不要」と書いてあるのならそれ以上の返信は避けるのがベストです。

返信メールで辞退の理由を聞かれた場合には、必要以上に詳しく伝える必要はありませんので、理由を簡潔に伝えましょう。理由の伝え方は、この記事の後半にある例文を参考にしてくださいね。

就活では、辞退するとき以外にもメールを作成しますよね。選考通過の連絡もその1つ。正しい返信方法をこちらで確認しましょう。
選考通過メールの正しい返信の仕方｜好印象につながる秘訣を解説

説明会などをキャンセルする場合にも、メールでの連絡は必須。こちらで、キャンセルメールのビジネスマナーをチェックしておきましょう。
キャンセルメールのビジネスマナー｜説明会や面接ごとの注意点を解説

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これで完成！ マナーに反しないメールの作り方7ステップ

ステップ①件名

辞退メールを作成する際には、まず件名を入力しましょう。普段はあまり意識していないかもしれませんが、件名を入力することはビジネス上のマナー。件名がなければ、一体どのような内容のメールなのか受信者にはわかりません。

件名は、「誰からの何の連絡か」がわかるものにしましょう。そうしておけば、開封しなくても内容がわかりますし、重要性も伝わります。また、後々検索しやすいのです。

ステップ②宛名

件名を入力したら、送信先を入力し誤りがないことを確認しましょう。そして、本文を作成します。

メールの本文はまず、宛名を入力します。宛名とは、次のようなものです。

宛名を入力する際には、送信先の企業名や部署名を正確に入力します。つまり、「〇〇（株）」などはNGです。また、担当者個人に宛てたメールの場合は「氏名＋様」ですが、係のように複数名いる部署に宛てた場合は「部署名＋御中」となります。

ちなみに、宛名に限らず、略語や口語、「！」などの記号を使用した場合、子供っぽい印象になります。これらの使用は避けましょう。

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ステップ③名乗ること

宛名の次には、自分が誰なのか名乗ります。件名に書いているとはいえ、そこに書ける情報は限られています。また、本文を読み始めた際に名乗らず、突然「辞退します」と書いてあったら「どこの誰がだろう？ 」と疑問に思わせてしまうでしょう。

そのため、「いつの面接を受ける予定の誰か」といったことを書く必要があるのです。たとえば、次のように書けばわかりやすいですね。

ステップ④辞退することとその理由

名乗ったら、簡潔に結論を伝えます。今回の場合であれば、辞退することとその理由を書きましょう。

辞退の理由は「一身上の都合」で構いませんが、後日理由を聞かれる可能性もありますので、素直に理由を書いても良いでしょう。その際には、わざわざ角の立つ伝え方をするのは避けましょう。

ステップ⑤謝罪の気持ち

メールの本題である「辞退したい」という考えを書いたら、続いて「辞退すること」と「メールでの連絡となったこと」を申し訳なく思っていることを伝えます。

選考に進めたことは確かに就活生自身の努力の成果かもしれませんが、かつて志望していた企業が用意してくれた機会でもあります。そのため、それに添えないことを謝罪しましょう。また、メールでの連絡が問題ないとはいえ、本来、最も丁寧に辞退を伝える方法は「直接伝えること」です。そのため、そのことについても触れると丁寧ですね。

ステップ⑥締めの言葉

最後に、締めの言葉を書きましょう。要件を書いて終了、というのは一般的に良い印象がないのです。

締めの言葉とはメールの最後に書く言葉のことで、たとえば次のようなものがあります。

メールの締めについては、こちらの記事で詳しく解説しています。あわせてチェックしておけば安心ですね。
就活シーン別のメールの締め方例文集｜正しいマナーで好印象を残そう

ステップ⑦署名

最後に忘れずに付けたいのが署名です。署名は、付けるのが当然のビジネス上のマナー。プライベートでは付けていないかもしれませんが、面接を辞退するメールには忘れずに付けましょう。署名には、次の内容を入れておきましょう。

ちなみに、わざわざ毎回入力しなくても、自動で入力する設定にすることもできます。たとえばGmailの場合、「設定」→「署名」で設定できますよ。

面接辞退だけではなく、状況別で面接に関するメール作成方法を知りたい人はぜひ次の記事を読んでみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

キャリアアドバイザーコメント

メールの最後に入れる署名については、作成方法や注意点をこの記事で詳しく紹介しています。テンプレートも付いているので、ぜひ参考にしてくださいね。
テンプレート付き！ 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

面接辞退の理由別！ メール例文7選

例①一身上の都合

例②他社から内定が出た

他社からの内定を承諾する場合、面接だけでなく、内定辞退の連絡もしなければいけません。次の記事で、内定辞退について詳しく解説しているので、併せてチェックしてみてくださいね。
内定辞退はいつまで？｜状況別の伝え方を今すぐ使える例文付きで解説

例③社風とのミスマッチを感じた

例④強みのミスマッチを感じた

例⑤志望との方向性の違いを感じた

例⑥体調不良

体調不良などの場合、日程調整のうえで選考を受けられる場合もあります。日程調整メールの書き方についてもあわせて確認しておきましょう。
事例別8例文｜もう日程調整メールで迷わない！ 内容・マナーを解説

例⑦家庭の事情

面接をもし受けたとしても必ず通過できるわけではありません。不採用となってしまった場合の対応方法についても以下の記事から確認しておきましょう。
不採用通知には返信しなくてもいいの？ ケースごとの例文と返信内容

メールのマナーに自信を持って辞退を伝えよう