インターンの辞退に悩む就活生は意外と多い
佐藤みなと
インターンシップに複数応募したら、どちらも受かってしまった……。どれかを辞退する必要がありそうだなぁ。企業に迷惑をかけてしまうかな、どうしよう……。
田中キャリアアドバイザー
佐藤さん、悩んでいるようですね。それでは今日はインターンの辞退方法やマナーについて解説しましょう！
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インターンの辞退はアリ？ナシ？
佐藤みなと
インターンの辞退がめずらしくないというのは本当ですか？
田中キャリアアドバイザー
はい。実際に複数者合格が出てしまったり、変更できない予定が入ることはあります。企業も辞退されることを見越して、事前に多めに合格を出していることもあるのです。
インターンの辞退を考えたとき「企業に大きな迷惑がかかるのでは……」と心配してしまうことは少なくありません。
企業の規模にもよりますが、インターンは辞退者も想定されて合格を出しているので、やむを得ない事情による辞退であれば、過度に心配する必要はありません。ただし、企業側も受け入れに向けた準備を進めているため、辞退を決めたらできるだけ早く連絡することが大切です。
あなたが受けないほうがいい職業を確認してください
就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。
適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。
・楽しく働ける仕事がわからない人
・時間をかけずに自己分析をしたい人
インターン辞退前に知っておきたい2つのポイント
- 選考に影響する可能性もある
- 辞退の連絡をせずに欠席するのはNG
田中キャリアアドバイザー
インターンの辞退はちゃんとした理由があれば致し方ないものです。しかし、辞退することで自分にも企業にも少なからず影響が出ることを理解しておきましょう。
①選考に影響する可能性もある
インターンの辞退が本選考に影響するかどうかは、就活生が特に気になるポイントでしょう。企業によって選考方法は異なるため一概には言えませんが、辞退が選考に影響する可能性はあります。辞退するときは、インターン後の動きも考え、慎重におこないましょう。
田中キャリアアドバイザー
辞退そのものだけでなく、企業への連絡の仕方や対応も大切です。
②辞退の連絡をせずに欠席するのはNG
インターンを辞退する場合、企業への連絡をせずに欠席するのは避けましょう。企業は受け入れに向けて準備を進めているため、無断欠席は担当者に迷惑をかけるだけでなく、印象を悪くする可能性もあります。
田中キャリアアドバイザー
辞退の連絡は気が重いかもしれませんが、早めに連絡し、マナーを守って対応すれば大丈夫です！
キャリアアドバイザーコメント
インターンを辞退する前に検討したい2つの選択肢
インターンの辞退を決めたら、すぐに連絡するのではなく、まずは日程変更などで参加できる方法がないか検討してみましょう。
ここでは、状況別に辞退を決める前に確認したいポイントを解説します。
複数内定が出ている場合
田中キャリアアドバイザー
複数の企業のインターン日程が重なった場合は、辞退を決める前に、企業へ日程変更が可能か相談してみましょう。
日程変更をお願いする際は、まず謝罪したうえで、ほかの企業のインターンと日程が重なっていることを正直に伝え、参加したい意思を丁寧に伝えることが大切です。
ただし、他社のインターンと重なったことだけを伝えると、企業によっては「優先順位が低い」と受け取られる可能性もあります。そのため連絡する場合は、丁寧な謝罪を伝えた上で志望度の強さを伝えることも意識しましょう。
以下の記事では日程調整をする際のメールの書き方を解説しています。日程変更が可能な場合は以下の記事も参考にして再調整をおこないましょう。
【状況別】日程調整メール例文14選！ 基本マナーと書き方を解説
キャリアアドバイザーコメント
テッ ター スェ
プロフィールを見る就活の専門家を頼りながら情報収集を進めよう
企業選びは、就職活動の中でも非常に重要ですが、まだ働いたことがない学生にとっては最も難しいステップとも言われています。なぜなら自分の興味や適性、将来のビジョンなどを考えながら、情報を比較検討しなければいけないからです。
企業選びで迷ったときに避けるべきなのは、1人で悩みすぎて就活の準備が進まなくなってしまうことです。そうなる前に、キャリアアドバイザーやキャリアセンターなど就活の専門家を頼って情報収集をしていきましょう。
たくさんの就活生を見てきている専門家は、学生が気づかなかったアドバイスをしてくれますよ。最終的に就職先を決めるのは自分自身ですが、さまざまな意見を聞くことでより納得のいく選択ができるようになります。
予定が入ってしまった場合
田中キャリアアドバイザー
アルバイトやプライベートの予定がインターンと重なってしまった場合は、まず自分の予定を変更できないか確認しましょう。
私用を理由に日程変更や辞退を申し出ると、企業にマイナスの印象を与える可能性もあります。インターンは企業への理解を深める貴重な機会です。安易に辞退を決めず、できる限り参加できる方法を検討しましょう。
キャリアアドバイザーコメント
若林 真穂
プロフィールを見る辞退は最終手段！ まずは自分のスケジュールを調整しよう
スケジュール調整は、相手側にも労力が発生します。もし私用でスケジュール調整をせざるを得なくなってしまった場合は、自分でも予定変更を努力したうえで交渉するようにしましょう。最初から一方的に企業に日程調整を申し出るのではなく、アルバイトのシフトを交代できないかどうかなど、学生自身も柔軟に対応する姿勢を見せることが大切です。
スケジュール管理は働き始めてからも仕事の肝とも言えます。どうしてもやむを得ないからといって何度もスケジュールを変更してしまうと、スケジュール管理が苦手であるという印象にもつながってしまいます。一度決めたスケジュールはできるだけ守るようにしましょう。
就活は、適職診断からはじめてください
就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。
適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。
・楽しく働ける仕事がわからない人
・時間をかけずに自己分析をしたい人
インターンの辞退連絡はメールがおすすめ！
インターンの辞退を決めたら、企業への連絡が必要です。連絡方法には電話やメールがありますが、基本的にはメールでの連絡がおすすめです。ここでは、メールで辞退を伝えるメリットを紹介します。
相手に時間をとらせないから
電話はすぐに用件を伝えられる一方、相手の状況がわからないまま時間を取らせてしまう可能性があります。メールなら、相手の都合の良いタイミングで確認してもらえるため、電話よりも相手の負担を減らすことができます。
佐藤みなと
相手の都合を考えることが大切ですね。
履歴を残すことができる
メールで辞退の連絡をしておけば、いつ、どのような内容を伝えたのか記録に残せるため、認識の違いによるトラブルを防ぎやすくなります。こうした記録を残す習慣は、社会人になってからも役立ちます。
佐藤みなと
あとから内容を確認できて安心ですね！
電話自体は企業との関係性で決めよう
田中キャリアアドバイザー
ここまではメールの辞退連絡をおすすめしましたが、実は電話で辞退すべきケースもあるのです。
佐藤みなと
どんなケースがあるんでしょうか？
田中キャリアアドバイザー
企業との関係性次第で臨機応変に対応すると良いのですが、いくつか考えられるパターンをご紹介していきましょう。
担当者と直にやりとりしていた・面識がある
田中キャリアアドバイザー
まずは、インターンが決まる前から担当者と電話や対面でやり取りしている場合です。
佐藤みなと
インターンに悩んだときに親切にしてもらった人がいるので、その方には直接連絡したいです！
田中キャリアアドバイザー
声を聞いたり顔を見たりした方が気持ちも伝わりやすいので、特にお世話になった方がいるのであれば、電話連絡をしても良いと思います。
企業によっては、インターンの選考過程でカジュアルな面談を設けることもあります。担当者と何度も話す機会があった場合は、メールだけではそっけなく感じられることもあるでしょう。その場合は、これまでの対応への感謝も添えて、丁寧に辞退の意思を伝えましょう。
先輩の紹介
田中キャリアアドバイザー
2つ目は、先輩や周囲の紹介でインターン先が決定している場合です。
佐藤みなと
せっかく紹介してもらったのに、辞退する上に連絡がメールだと申し訳ない感じがしますよね。
先輩や知人から紹介されたインターンを辞退する場合は、紹介してくれた方への配慮も必要です。辞退の伝え方によっては、紹介者の印象にも影響する可能性があります。
そのため、辞退する際は電話で直接お詫びと辞退の意思を伝えると良いでしょう。誠意を持って対応し、紹介してくれた方との信頼関係を大切にすることが重要です。
キャリアアドバイザーコメント
神谷 政利
プロフィールを見るインターンを辞退する際には必ず辞退理由を伝えよう
誰かの紹介のインターンを辞退する場合はより丁寧な対応が必要です。紹介をした人にも迷惑がかかってしまう可能性もあるので、必ず紹介してくれた方にもお礼とお詫びの連絡をすることがマナーです。
また、その際には辞退の理由もしっかりと添えましょう。辞退理由は自分のキャリアプランと相違があったなど具体的に伝えると、相手も背景をきちんと理解することができます。自分の選択に責任を持ち、紹介してくれた方やインターン先の企業との関係を大切にしましょう。
送る前に要確認！辞退連絡をするときのマナー
- 辞退連絡はなるべく早くする
- 辞退連絡は必ず営業時間内にする
インターンの辞退を伝える際は、企業に失礼のないよう、マナーを守って連絡することが大切です。ここでは、辞退の連絡をする前に確認しておきたいマナーを紹介します。
辞退連絡はなるべく早くする
企業には、インターンのための人員配置や計画があります。辞退は計画に影響がでるため、連絡は後回しにせずに早めにおこないましょう。辞退者が出ることが早くわかると、追加募集をかけることもできるため、企業の採用活動を考えた行動ができるとベストでしょう。
田中キャリアアドバイザー
気が重くても、ギリギリの連絡は避けましょう！
辞退連絡は必ず営業時間内にする
辞退連絡は特に電話の場合、必ず営業時間内におこないましょう。企業への電話そのものが営業時間内でしか繋がらないことが多く、繋がったとしても残業対応となるため相手へ迷惑をかけてしまいます。
田中キャリアアドバイザー
営業時間内であっても、始業直後や昼休み、終業間際などは避け、担当者が対応しやすい時間帯を意識しましょう。
キャリアアドバイザーコメント
テッ ター スェ
プロフィールを見る企業への連絡は営業時間内にしよう
営業時間外に企業に連絡をしてしまうと、業務が発生することになり、内容を確認して対応をせざるを得なくなってしまうケースもあります。緊急の連絡でない限り、企業への連絡は営業時間内におこないましょう。
なお、企業によって休日や営業時間が異なるのでしっかりチェックしておくことが必要です。営業時間は企業のホームページや採用サイト、メールの署名などに書かれていることが多いので事前に確認をしましょう。
このような配慮は、企業との関係を築く上で重要なポイントです。自分の都合だけでなく、相手の都合も考えることを忘れないようにしてくださいね。
早期離職を防ぐ！ 自分に向かない職業がわかる適職診断
自分に向いていない職業に就くと、業務へのモチベーションを保てなかったり、実力を発揮できなかったりと、早期離職の可能性が高まります。
そこで、リスク回避に役立つのが「>適職診断」。たった12の質問に答えるだけで、自分の性格にぴったり合う職業を発見できます。
適職診断で自分が活躍できる仕事を見つけましょう。
・苦手な業務が少ない職業に就きたい人
・自己分析を手軽に済ませたい人
【インターン辞退のメール例文】ポイント付きで解説
インターンの辞退メール例文
件名：【インターンシップ辞退のご連絡】〇〇大学〇〇学部 佐藤みなと
〇〇株式会社
人事部採用担当 〇〇様
お世話になっております。
先日、インターンシップの内定をいただいた
〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。
この度、〇月〇日（〇）開催のインターンシップへの参加をお約束しておりましたが、諸般の事情により、参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
せっかくの貴重な機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びをすべきところ、
メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
＿＿＿＿＿＿
佐藤みなと
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号：000₋0000₋0000
メールアドレス：〇〇＠〇〇
＿＿＿＿＿＿
田中キャリアアドバイザー
ここからは辞退連絡メールを送る際のポイントについて詳しく解説していきます！
件名には一目でわかる内容を
メールの件名はシンプルかつわかりやすく記入しましょう。
大事な部分を「」や【】などの記号を使いわかりやすくすることもおすすめです。件名に日付を入れるのもひとつの手段ですが、長くなりすぎると見切れてしまうため、伝わりやすさを重視することが大切です。
田中キャリアアドバイザー
メールの件名は「開かなくても内容がわかる」を意識することが大切です。
丁寧な口調・誤字脱字に注意
文章の誤字脱字は社会人マナーの基本です。誤字脱字がどうしても出てしまう場合は、時間をおいてチェックする・文章の最後から逆にチェックしてみるなどの対策をしてみましょう。
佐藤みなと
間違いがあると、こちらの気持ちが伝わらないですよね！
辞退の理由は端的に
辞退する理由は、細かく伝える必要はありません。特に、他社のインターンと日程が重なった場合、正直に伝えることで、企業によっては「他社を優先した」と受け取られる可能性もあります。そのため、「一身上の都合により」などの表現を使い、簡潔に伝えると良いでしょう。
田中キャリアアドバイザー
長々と書いてしまうことは避けましょう。
最後の一言が重要
メールはお互いの顔が見えないため、こちらの気持ちを伝えるのがむずかしく、用件だけのメールでは相手が不快に感じてしまうこともあります。
そのため、文末には、辞退へのお詫びや感謝の言葉を添え、誠意が伝わるようにしましょう。今後の選考を考えている企業であれば、特に丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。
【インターン辞退の電話例文】ポイント付きで解説
インターン辞退の電話例文
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。
採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に代わったら）
お忙しいところ恐れ入ります。
〇月〇日のインターンシップについてご連絡いたしました。
先日、インターンシップの参加のご案内をいただいたのですが、諸事情により参加が難しくなってしまいました。
大変恐縮ですが、今回のインターンシップを辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
田中キャリアアドバイザー
ここからは辞退連絡を電話でする際のポイントについて解説していきます！
担当者が電話しやすい時間を配慮する
インターンの辞退を電話で伝える場合は、担当者が対応しやすい時間帯を選びましょう。
始業直後や昼休み、終業間際は業務が立て込んでいる可能性があるため、避けるのが無難です。企業の営業時間を確認したうえで、比較的落ち着いている時間帯に連絡すると良いでしょう。
田中キャリアアドバイザー
「今忙しい」というような回答があった場合は、都合の良い時間を確認し、こちらから終話しましょう。
表情や声のトーンを意識する
電話の態度や表情は声に現れやすく、普段から電話に慣れている相手であれば、表情から態度が読み取れることもあります。電話をするときは姿勢をただして、対面で話すように意識すると良いでしょう。
田中キャリアアドバイザー
普段より高くハキハキとした話し方を意識しましょう。
トラブルを防ぐ！返信がこなかった場合の対処法
田中キャリアアドバイザー
最後に、辞退メールに返信がなかった場合の対処法をお伝えします！
再度メールを送る
確認メールの例文
お世話になっております。
先日、インターンシップの参加内定をいただきました、〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。
〇月〇日開催のインターンシップについて、先日、辞退の旨をメールでお送りしましたが、念のため、ご確認いただけているか伺いたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけましたら、ご返信いただけますと幸いです。
なお、先日お送りしたメールを本メールの下部に再掲いたします。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
辞退メールの確認を再度メールでおこなう場合は、冒頭に立て続けにメールする謝罪を必ず記入しましょう。その後、「念のため」と用件を伝え、催促しているように感じさせないようにしながら、返信をお願いすることが大切です。
電話で確認する
確認電話の例文
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。
採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に代わったら）
お忙しいところ恐れ入ります。
〇月〇日のインターンシップについて、ご連絡いたしました。
先日、インターンシップの辞退についてメールをお送りしたのですが、念のため、ご確認いただけているか伺いたくお電話いたしました。
お忙しいところ、辞退のご連絡を差し上げることとなり、申し訳ございません。
メールを送った後、返信がない場合は、念のため電話で確認してみましょう。電話では、メールを送ったことを伝えたうえで、確認できているかを丁寧に尋ねます。また、辞退の連絡をすることへのお詫びも改めて伝えると、誠意が伝わりやすくなります。
また、以下の記事では、説明会や面接をキャンセルするときのマナーについて解説しています。気になる人はあわせて確認してみてください。
キャンセルメールのビジネスマナー｜説明会や面接ごとの注意点を解説
インターンは気軽に辞退NG！誠意を持って対応をしよう
今回は、インターンの辞退方法やマナー、注意点について紹介しました。
辞退の連絡に悩む人もいるかもしれませんが、できるだけ早く連絡し、誠意を持って対応することが大切です。
ただし、一度辞退すると再参加が難しい場合もあるため、辞退を決める前に、日程変更などの方法も含めて慎重に検討しましょう。
本記事の編集方針について
アクセス就活PLUSでは、DE＆I（Diversity・Equity & Inclusion＝ダイバーシティ・エクイティ＆インクルージョン）を軸に、すべての就活生が自分らしく就職活動ができるような情報発信を目指しています。本記事で紹介するマナーやノウハウなどの情報は、就活生の悩みや疑問を解決するための一つの選択肢であり、個人の価値観や行動を制限・強制するものではありません。それぞれの個性や価値観に基づいて情報の取捨選択をしていただければ幸いです。
※アクセス就活PLUSのDE＆Iを推進する取り組みについてはこちらにて詳しく説明しています
記事の編集責任者 小山内 隆
アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信（現アクセスネクステージ）に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング（RPO）事業の担当執行役員 ＞ メッセージを読む
神谷 政利
プロフィールを見る辞退連絡はすべての関係者への連絡が必須
辞退連絡は企業への連絡はもちろんですが、大学を介した場合は大学に、エージェントを介した場合はエージェントにも連絡することが大切です。
大学やエージェントは企業とつながりがある場合も多く、辞退の事実を知らずに企業へ連絡してしまうと、情報共有ができていないと受け取られ、信頼関係に影響する可能性があります。
辞退連絡は決して楽なことではありませんが、自分の選択に責任を持つことが就職活動の一環であることを忘れないようにしましょう。