メールor電話？ 面接当日の辞退の連絡方法と伝え方を例文付きで紹介

渡辺キャリアアドバイザー

どうしましたか？

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おめでとうございます！ 何か問題でもありましたか？

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当日キャンセルしづらい気持ちもわかりますが、不可能ではありません。

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ただし、伝え方やリスクを理解したうえで本当に辞退するか考えましょう。

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わかりました。面接の当日辞退についてお話しますね。

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実際に面接を当日に断る就活生は多くいます。ですが、同時に考えられるリスクを押さえたうえで辞退を決断することをおすすめします。

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面接の当日辞退をする人のなかには、体調不良や私用で面接の延期を希望するケースもあります。ですが、日程の再調整ができる可能性が低いこともあります。

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企業によってまちまちですが、どのような理由であれ当日辞退そのものを良く思わない採用担当者もいます。

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また、面接を辞退することで相手に迷惑がかかってしまうことも覚えておきましょう。

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採用担当者は、限られた時間を使って面接を設けています。つまり、相手の時間を無駄にしてしまうのです。

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辞退を伝えることで印象が悪くなることを恐れる気持ちもわかります。ですが、無断欠席はもっと良くありません。

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状況によって連絡方法を分けましょう。基本的に当日辞退の場合は電話が好ましいですが、メールで連絡するケースもあります。

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では、ここからは電話とメール連絡それぞれについて解説します。まずは、電話での連絡について説明しますね。

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なぜかというと、採用担当者が当日にメールを確認できるかどうかわからないからです。

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怒られるのではないかと不安になってしまいますよね。ですが、メールでの連絡に気づかないまま、面接時間になっても就活生が来ないことの方が印象が悪くなってしまいます。

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その場合、担当者が戻ってくる時間を聞き、伝言をお願いします。

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そうですね。メールでは、辞退の旨と改めて電話する時間をお伝えしましょう。お詫びの言葉も忘れないでくださいね。

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前日までの連絡はメールでOKです。逆に、面接まで十分時間があるのにもかかわらずいきなり電話を入れることで、相手に迷惑がかかることも考えられます。

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余談ですが、就活でエージェントを介して面接を組む就活生もいます。その場合、就活生の独断で直接連絡を入れることは避けましょう。

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最後まで誠意をもって向き合うことは重要です！ それでは、電話とメールそれぞれのポイントをみていきましょうか。

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なぎささんの気持ちがとてもわかります。少しでもうまく伝えられるように、事前に要点を押さえておきましょう。

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これらの要点に加えて、謝罪の言葉と日程調整をしてくれた場合は感謝の言葉を忘れないようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

メールでの連絡は、相手に伝わりやすいことが重要です。

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違和感なく伝えるためには、流れがポイントです。

渡辺キャリアアドバイザー

電話で言うことは把握できてますか？

渡辺キャリアアドバイザー

いきなり電話するのはハードルが高いですよね。状況に合わせた例文を紹介するので、こちらも参考にしてみてください。

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症状を伝えることで、やむを得ない状況であることを受け取ってもらいやすくなります。また、日程を調整したいということも忘れずに伝えましょう。

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どのような状況であるかを説明することで、採用担当者の理解が得やすくなります。

渡辺キャリアアドバイザー

条件に不満があり辞退したい場合、なかなか言いづらいかもしれませんが、しっかりどの点がネックなのかを伝えることが大事です。

渡辺キャリアアドバイザー

内定の連絡が直前にきたことを伝えることで、当日キャンセルになってしまったことを伝えられます。

渡辺キャリアアドバイザー

これで電話できそうですか？

渡辺キャリアアドバイザー

鋭いですね！ メールでの連絡は状況によります。このことも例文とあわせて解説しますね。

渡辺キャリアアドバイザー

ポイントは電話での連絡とあまり変わりませんが、面接の日程や辞退の理由などは漏れなく明記するようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

本来は電話で伝えるべきです。伝言をお願いしたことにあわせて、メール連絡となってしまったことの謝罪の言葉も忘れずに明記しましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

就活期の採用担当者は忙しいため、なるべく二度手間にならないよう、日程は先に提示しておきましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

これで、少しは不安が解消されましたか？

渡辺キャリアアドバイザー

もちろんです！ どんなことが心配ですか？

渡辺キャリアアドバイザー

それから、採用担当者に改めて電話します。メールに返事があった場合、電話は不要です。

渡辺キャリアアドバイザー

今のうちに整理しておきましょう！

渡辺キャリアアドバイザー

本来ならば電話で辞退の旨を伝えます。しかし、企業によっては就活にまつわる連絡はメールでしか受け付けていない場合もあります。

渡辺キャリアアドバイザー

指定がある場合は、メールで連絡するしかありません。

渡辺キャリアアドバイザー

最初とは面持ちが違いますね。良い調子です！

渡辺キャリアアドバイザー

なぎささんの言うとおり、マナーのある行動をすることが大事ですよ。