履歴書をPDF化する5つの方法｜注意点や送付時のマナー付きで解説

履歴書をPDFにする方法を理解しよう

伊藤うみ

企業から「履歴書はPDFで送ってほしい」と連絡がきたのに、やり方がわからない……！

高橋キャリアアドバイザー

伊藤さん、落ち着いて。履歴書をPDFで送る手段は豊富にあるので、私が解説しましょう！

履歴書をPDF形式で送るのは、デジタル化が進んだ現在では、当たり前になりつつあります。そのため、学生もスムーズにPDFデータを送るスキルを身に付けておく必要があるでしょう。

履歴書をPDFで送るのは、特別難しいことではありません。この記事では、PDFの作成方法から、注意点まで詳しく解説します。

そもそもPDFとは

伊藤うみ

そもそもPDFって何ですか？

高橋キャリアアドバイザー

PDFは、インターネット上で書類を閲覧するためのファイル形式のことです！

伊藤うみ

ふむふむ。PDF以外にはどのようなファイル形式がありますか？

高橋キャリアアドバイザー

たとえば、課題提出でよく使うWordのファイル形式は「docx」です。また、写真データは「jpg」や「png」などが一般的ですね。

伊藤うみ

PDFも、ファイル形式の一つなのですね！ いまのうちにPDFの扱いに慣れておきたいです！

履歴書をPDF化して送る3つのメリット

伊藤うみ

PDFがどのようなものかわかったのですが、なぜ企業はPDFでの送付を指定してくるのでしょうか？

高橋キャリアアドバイザー

PDFは、読みやすさやセキュリティレベルの高さから、履歴書送付に適している形式なのです！ 詳しく解説します！

①下線や波線がなく読みやすくなる

高橋キャリアアドバイザー

PDFデータにして送ると、下線や波線の表示が消えるので、採用担当者が読みやすくなりますよ！

自分で気づけないミスを指摘してくれる下線や波線は、文章作成時には非常に役立つものです。しかし、実際に送る場合は、読みにくさの原因となってしまいます。

PDFは、文章を紙で印刷した場合と同じように保存できるのが特徴です。そのため、下線や波線の表示が消え、パソコン上で文章が読みやすくなります。

履歴書だけでなく、契約書や見積書など、さまざまな重要文書で使われているのがPDFです。

②書式にばらつきがなくなる

高橋キャリアアドバイザー

Wordで作成した文章は、パソコンによっては正しい書式で表示されないことがあります！

スマートフォンで絵文字を送りあったときに、自分と相手で、違うものが表示されていた経験はないでしょうか。スマホの種類が違うと、表示されるものが異なる場合があるのです。

パソコンでのやり取りでも、同じことが考えられます。そのようなときに活用するのが、PDFデータです。

PDFは、パソコンの環境の違いで読めなくなることがないので、履歴書を送った状態のまま正しく表示してくれます。

③改変される可能性が低い

高橋キャリアアドバイザー

画像データとして文章を送れるPDFは、改変される可能性が低いのが魅力です！

誰でも編集できるデータで履歴書を送った場合、採用担当者の誤操作で改変が起きる場合があるかもしれません。ミス防止の観点でも、PDFでの送付が求められています。

履歴書をPDFで送ることは、紙と同等の安全性があると言えるでしょう。

キャリアアドバイザーコメント

履歴書をPDFにする主な5つの方法

伊藤うみ

PDF化の方法を教えてください！

高橋キャリアアドバイザー

PDFにする方法は、WordやGoogleドキュメントなど、履歴書を作った編集ソフトによっても異なります。順番に解説していきますね！

①Microsoft Word

高橋キャリアアドバイザー

まずはMicrosoft WordでPDF化する方法を紹介します！ 3つの方法があるので、好きなやり方を試してみてください。

※使用するパソコンやMicrosoft Wordのバージョンによって、メニューの位置や名前が異なる可能性があります

②Googleドキュメント

高橋キャリアアドバイザー

Googleドキュメントは、Web上だけで使える編集ソフトです！ Wordのように、ソフトをインストールせずに誰でも使えるのが特徴です。

今回は、Wordの履歴書データを読み込んでGoogleドキュメントで編集する方法と、PDFに印刷する方法をお伝えします！

③MacのPages

高橋キャリアアドバイザー

MacのPagesでも、履歴書の作成とPDF印刷ができますよ！

④スマホアプリ

高橋キャリアアドバイザー

パソコンが使えない場合は、スマホアプリを使うのも一つの手です！

スマホアプリ内のツールを使えば、その場で証明写真を撮影し、履歴書に貼り付けることもできます。パソコンを使えなかったり、スタジオやスピード写真を利用する時間がない場合に有効な手段です。

コンビニのコピー機にデータを送信すれば、紙での印刷も可能です。

⑤手書きの履歴書をスキャン

高橋キャリアアドバイザー

手書きで作成した履歴書をスキャンしても、PDFデータとして企業へ送れます！

履歴書をPDFで送る場合は、データをWeb上で作成するのが一般的です。しかし、企業から特別な指定がないのであれば、手書きの履歴書をPDFにしたものを送付しても問題ありません。

コンビニのコピー機でスキャンすることで簡単にPDF化ができるため、試してみてくださいね。

履歴書を手書きにするか悩んでいる人や手書きでの作成を考えている人は以下の記事も読んでみてください。

手書きか悩んでいる人向け
履歴書は手書きするべき？パソコンは不利？就活生の悩みを解決

手書きで考えている人向け
魅力的な履歴書に仕上げる秘訣は下書きにあり！ 書き方やコツを伝授

キャリアアドバイザーコメント

PDF化をするWeb履歴書はアピールしたい項目で選ぼう

伊藤うみ

PDFにするためのWeb履歴書って、テンプレートがたくさんありますよね？ どれを選べばいいのかわからなくて困ってます！

高橋キャリアアドバイザー

名前や学歴などの基本情報があれば、どれを選んでも問題ありません。でも、せっかくならアピールしたい項目が多く確保されているものを選びましょう！

自己PR・志望動機・特技や趣味などが挙げられますね。履歴書により、記入欄の大きさが違います！

伊藤うみ

新卒向けに作られていて、自分のアピールしたい項目が多くある履歴書を選びたいと思います！

Web履歴書の作り方は以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
知らないと損するWeb履歴書作成ガイド｜おすすめサービス15選

キャリアアドバイザーコメント

英検を資格欄に記入するか悩んでいる人は以下の記事も読んでみてください。
英検は何級から履歴書に書ける？ 書き方のポイントや注意点を解説

Web履歴書に証明写真を添付する手順

伊藤うみ

PDFデータを送るために、Web履歴書を作成しようと思ったのですが、証明写真の添付方法に不安があって……。

高橋キャリアアドバイザー

大丈夫ですよ！ 証明写真は、3つの手順を踏むだけで添付が完了します。簡単にできるので、順番に解説していきますね！

①写真データを作成する

高橋キャリアアドバイザー

Web履歴書に添付するためには、写真データの作成からはじめましょう！

最近の証明写真機であれば、Webと連動していてデータとしても受け取れるようになっていますよ！

スタジオ・写真館でも、データ化をしてくれるところが多くあるので、活用してみましょう。スマホで自撮りをすればすぐにデータとして使えますが、就活には適していないため避けた方が良いでしょう。

写真の出来栄えの良さから「スタジオ・写真館」の利用をおすすめします。しかし、すぐに撮影できない場合もあるため、時間がなければ証明写真機を利用しましょう。

②規定サイズ・ファイル形式を確認する

高橋キャリアアドバイザー

データ化をするときには、企業からサイズとファイル形式の指定がないかを確認してください！ 違うものを選んでも大きな問題にはなりませんが、マイナスな印象になる可能性があります。

企業から特に指定がなかった場合は、一般的なサイズである「縦4cm×横3cm」にすれば問題ありません。ファイル形式は「jpeg」か「png」のどちらかを選んでおきましょう。

③履歴書データに添付する

高橋キャリアアドバイザー

作成した証明写真のデータを、Web履歴書に添付すれば完了です！

伊藤うみ

証明写真の添付は、どのようにしておこなうのでしょうか？

高橋キャリアアドバイザー

Web履歴書には、証明写真を添付する場所が設けられています。今回は、Wordに添付をする方法を例にして紹介します！

※使用するパソコンやMicrosoft Wordのバージョンによって、メニューの位置や名前が異なる可能性があります

キャリアアドバイザーコメント

PDFの履歴書を作成するときの注意点

高橋キャリアアドバイザー

ここからは、PDFを作成するときの注意点について解説します！

誤字脱字がないか確認する

PDFにする前に、誤字脱字がないかを再度チェックしておきましょう。手書きより、パソコンで文字を打つ方が誤字脱字の起きる可能性が高いためです。

声に出して文字を読み上げると、小さなミスに気づきやすくなります。目で確認しただけでは、脳内で正しい文章に変換されて、間違いに気づけません。

伊藤うみ

好印象につながる履歴書を送るためにも、誤字脱字チェックは必要ですね！

ファイル容量は2MB以下にする

ファイル容量が大きいと、文字や証明写真が鮮明になります。しかし、履歴書の場合は、2MB以下程度におさめるようにしてください。

ファイル容量が大きすぎると、エラーが出てメール送信ができないケースがあります。採用担当者がデータを開くのにも時間がかかり、負担をかけてしまうかもしれません。

高橋キャリアアドバイザー

一般的な使い方であれば、ファイル容量に関しては、あまり気にする必要はありませんが、念のため送付する前に確認しておきましょう。

ファイル名に名前を入れる

採用担当者は、日々多くの学生の履歴書を受け取っています。そのため、履歴書のファイル名に名前が入っているだけで、整理の手間が省けるのです。具体的には、以下のような記入をしておくと良いでしょう。

ファイル名を入れておくと、自分で見返すときにも便利なので、ぜひ実践してみてください。

高橋キャリアアドバイザー

企業からファイル名の入れ方を指定されている場合もあるので、送る前の再確認を徹底しましょう！

サイズはA3にする

就活における履歴書の、一般的なサイズはA3です。そのため、Web履歴書もA3でちょうど印刷ができるようにしておきましょう。PDFデータのみの場合はA4縦のデータが2ページ続く形でも問題ありません。

なお、企業からサイズ指定がある場合は、必ずその指示に従いましょう。

履歴書は、面接の際に、面接官の手元に印刷しておかれているケースがあります。サイズの合っていない履歴書だと、マイナスな印象で面接が始まってしまうかもしれません。

高橋キャリアアドバイザー

一般的に公開されているWeb履歴書であれば、自動的にA3で印刷できるサイズになっているので、問題ない場合がほとんどですよ！

キャリアアドバイザーコメント

履歴書のPDFをメール送付する際のマナー

伊藤うみ

PDFデータの作成方法もわかったので、いよいよ企業に送りたいと思います！

高橋キャリアアドバイザー

ちょっと待ってください！ 最後の仕上げとして、PDFをメール送付するときのコツやマナーについても押さえておきましょう！

履歴書をメール送付する際の詳しいマナーは以下の記事で解説しています。あわせて確認してみてください。
履歴書添付メール完全作成ガイド！ 例文やセキュリティ対策まで解説

パスワードを設定する

高橋キャリアアドバイザー

履歴書のPDFデータにパスワードをかけておけば、情報漏えいのトラブルがなくなるためおすすめです！

伊藤うみ

パスワードをかけておくと、どのような効果があるのですか？

高橋キャリアアドバイザー

たとえば、万が一誤送信をしてしまったときも、相手はパスワードを知らないので開封されることはありません。また、セキュリティ意識の高い学生だというアピールもできますね。

セキュリティ関連の企業にメールをするのであれば、パスワードの設定は有効でしょう。パスワードに関しては、企業から指定されている可能性があるので、送付前の確認が必要です。

設定したパスワードは、データを送るメールとは別で送付するようにしてください。誤送信のときに、パスワードが第三者へ知られてしまうのを避けるためです。

件名をわかりやすくする

多くの学生から履歴書が送られてくる採用担当者のためにも、件名だけでメールの内容がわかるようにしておく必要があります。具体的には、以下のような内容にすると良いでしょう。

メールを開かなくとも、件名だけで内容の判断がつけば、採用担当者がスムーズに選考の準備を進められます。

伊藤うみ

相手目線になって考えれば、件名にも工夫ができるのですね！

メールの本文に署名を入れる

署名とは、メールの最後に記載をする自分の情報を伝えるスペースです。署名欄があれば、採用担当者がいちいち誰からのメールかを確認する必要がありません。

具体的には、名前・大学名・連絡先を書いておけば、採用担当者が判断しやすくなります。

高橋キャリアアドバイザー

署名は立派なビジネスマナーのため、この機会に実践してみてください！

この記事では、履歴書をPDF化する方法について詳しく解説しました。ほかにも履歴書の作成に関するマナーやポイントを解説した記事があるため、以下にまとめて紹介します。

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履歴書のアピールポイントの書き方
例文35選｜履歴書のアピールポイントの書き方3ステップをマンガで解説

履歴書を正しくPDF化して好印象で選考をスタートしよう

高橋キャリアアドバイザー

伊藤さん！ 履歴書をPDF化する方法について一緒に学んでいきましたが、理解は深まったでしょうか？

伊藤うみ

はい！ PDF作成時の注意点やメール送付のコツも知れたので、自信を持って選考にも参加できそうです！

高橋キャリアアドバイザー

素晴らしいと思います！ 正しくPDF化をして、好印象で選考をスタートしてくださいね！

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信（現アクセスネクステージ）に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング（RPO）事業の担当執行役員 ＞ メッセージを読む