例文10選｜事務職の自己PRで他の就活生と差をつけよう！

田中キャリアアドバイザー

就活準備中は悩んでしまいますよね。ですが、安心してください！ 事務職は、新卒でもチャレンジしやすい職種といわれています。

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自己PRは選考で面接官が重視するポイントです。事務職に向いている人の特徴は、柔軟性や協調性のある人などさまざま。自分の性質を深掘りすると、対策しやすいですよ。

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大丈夫です！ 今から準備すれば、企業の目に留まる自己PRが完成しますよ。一緒に学んでいきましょう。

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うみさんは、事務職の仕事内容を知っていますか？

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その通りです！ 事務職には多種多様な業務が存在します。ですが、事務の種類によって仕事内容は微妙に異なるため、選考の際には注意が必要です。

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一般事務、総務事務、人事事務など、さまざまな種類があります。どの事務職が自分に合うのかを知るためにも、各種類の仕事内容を押さえておきましょう！

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まず、仕事内容が想像しやすい一般事務を紹介します。

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そうですね。一般事務は、このあとに紹介する経理事務、営業事務、人事事務など、専門的な事務職に分類できない一般的な業務を担当することが多いです。

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まだ耳にしたことがないかもしれませんが「経理事務」も、企業にとって欠かせない業務です。

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経理とは、お金を管理する仕事のことです。組織では大きな金額を扱うため、お金が何にどのくらい使われているか正確に記録する必要があり、それらの仕事を経理事務が担当します。

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そうですね。経理事務の仕事は、税金や給料の計算、経費の精算、伝票の仕分けや処理だけでなく、月・四半期・年ごとに決算をおこなうようなさらに大きな金額を扱うこともあります。

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経理と同じくらい重要な職種に総務が挙げられます。

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総務事務は、社員が気持ちよく働ける環境を整備するバックオフィスのような役割を担います。

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たとえば、働くのに必要なパソコン、文房具、デスクといった備品管理や施設管理です。そのほか、福利厚生の整備や防災・防犯対策、社内イベントの運営などが挙げられます。

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次に、法務事務について紹介します。

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よくわかりましたね！ 法務事務は、企業内でかかわる法律面を対応する職業のことをいいます。

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契約周りのほかには、トラブルの対応、社員からの法律に関する相談、社内ルールや業務手順のような、社員が守るべき取り決めのマニュアルを作成したりします。

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企業を支える社員の採用や中退、退職といった手続きにかかわる人事事務も重要です。

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最近、働き方改革といった言葉を耳にするように、社員の働き方を見直す動きが出てきています。人事事務は、人々の働き方の土台をつくり、現代の働き方を変えるやりがいのある仕事として人気があります。

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最後に、営業事務について説明します。

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そうですね。正確にいうと、営業事務は営業職に携わる社員をサポートする位置付けになります。そのため、「営業サポート」や「営業アシスタント」と呼ばれることもあります。

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見積書や発注書、請求書など、業務で発生するお金を記録する文書の作成、お客さんの情報管理、受発注のデータ入力などです。社内に営業職の社員がいない場合は、代わりにお客さんに対応することもあります。

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そうですね。自分がどの事務の仕事に向いているかを知ったうえで対策することは重要です。

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共通して押さえるべきポイントもたくさんあります！ 今からポイントをチェックしておけば、あとで気になる職種が出てきた際にも応用できますよ。

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事務職の仕事に限らず、就活を進めていくうえで重要なのが、企業と就活生の価値観がマッチしているかどうかです。

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価値観からさらに進んで考えると、その企業の雰囲気や働く人、働き方につながります。

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価値観がマッチしていないと、入社後に違和感をもったまま働くことになります。そのため、選考の段階でどのような会社かを見極めることは重要です。

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また、企業側が就活生に求めるポイントとして挙げられるのが入社意欲です。

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さらに入社意欲を重視する理由は、その企業で長く勤めてくれるかどうかを見極めるためでもあります。

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入社意欲のある就活生は、入社前から企業のことを理解している人が多いです。そのため、入社してからイメージと違ったという事態を防ぐことができます。

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事務職に活かせるスキルを身につけると良いでしょう。

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スキルは正確にいうと、勉強して得られるスキルと、生まれた時から身についている資質の2つに分けられます。

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わかりました！ まずは、前者の学ぶことで習得できるスキルについて紹介しますね。

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資格の取得は、選考における有効な手段です。

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そうですね！コミュニケーションスキルや論理的思考などのスキルはすぐに見極めることが難しい一方で、基準をクリアした人が取得できる資格は説得力をもってアピールできます。

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一般的な事務の仕事に活かせる資格は、MOS、日商簿記、日商PC検定、秘書検定などです。そのほか、志望する業界や事務職の種類に合わせて取得することをおすすめします。

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総合的にいうと、必ずしも必要ではありません。しかし、志望する企業によっては英語力が問われる場合もあります。

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グローバル化という言葉が浸透しているように、日本に進出する海外企業や海外顧客をもつ日本企業の数は年々増えています。そのため、英語力を活かして働く場も広がっています。

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たとえば、貿易、商社、翻訳業界などです。さらに英語に特化した事務職をみてみると、英文事務、貿易事務、翻訳事務などが存在します。

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そうですね！ 業務全般を英語でおこなうのか、クライアントとのコミュニケーションが英語でおこなわれるのか、どの程度の英語力が問われるかを確認しておく必要があります。

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事務職はデスクワークなので、ほとんどの場合パソコンを使います。そのため、一定以上のPCスキルが身についていると選考で有利になると考えられます。

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よく覚えていますね！ タイピングやExcel、Wordの操作など、基本的な操作は前もって取得しておくと、業務への定着度は高まりますよ。

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資質は言い換えると、性質や才能を表します。

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そんなことはないですよ！ スキルは日々意識することで養われるので、社会人になってからも継続して身につけようと努力する人は多くいます。

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コミュニケーションスキルがある人は、業務も円滑に進めることができます。そのため、社会人に重要視されている代表的なスキルといえます。

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事務職では、メールや電話での連絡、時には会社に来訪するお客さんに対応することもあります。会社の顔として、印象良く接することが求められます。

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次に、スケジュール管理能力についてです。

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うみさんがいう通り、事務職の仕事内容はデータ入力、書類作成、処理など、非常に幅広いことが特徴です。それらの業務を円滑に進行するために、スケジュール管理は必須とされています。

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スケジュール管理は、実は学生からでも経験していることです。社会人になってからもタスク整理や時間の管理はおこなうので、習慣化されていると強みになりますよ。

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先ほど、事務職の仕事内容は多岐に渡ることを話しました。あらゆる業務をスムーズに遂行するために、情報収集力があると良いでしょう。

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なぜならば、事務職は社内外でさまざまな人とかかわるからです。あらゆる業界の知見や専門知識があると、よりサポートしやすくなります。

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そうなんです。あらゆる場面で対応するために、常に情報をキャッチアップすることが求められます。

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業務の幅が広い分、難しく感じてしまいますよね。ですが、うみさんの性格をみていると、事務職にぴったりだと思いました！

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うみさんの真面目で丁寧な性格は、間違いなく事務職の仕事に活かされますよ！

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わかりました。それでは、事務職で活躍している人の特徴を紹介しますね。

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1つ目の特徴は、相手の立場になって考えられることです。

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その通りです！ 事務職は、資料作成のように黙々とおこなう作業がある反面、顧客対応や社内にいる社員との連携など、外向きの業務もあります。そのため、相手の立場に立つことが求められます。

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今「丁寧」というワードが出てきましたね！ まさに事務職では、一つずつの作業が慎重かつ丁寧であることが必須です。

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いい点を突いていますね！ 一見地味な作業ですが、限られた期間のなかで正確に仕上げる難易度の高い仕事です。

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コミュニケーションが好きな人も、事務職で活躍している人に多い印象です。

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きちんと覚えていて素晴らしいです！コミュニケーションが大事な理由も覚えていますか？

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さすがです！ 良い人間関係を築くことで、会社の今後の可能性にもつながります。そのため、人との関わりを重んじる職種だといえるでしょう。

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良い視点ですね。任せられた業務をしっかりおこない、相手が求める以上のものを完成させることによって、喜んでもらえます。

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ズバリ、責任感をもつことです。

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事務職にかかわらず、仕事をするうえで欠かせないのがビジネスマナーです。

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社会人に必要なビジネスマナーは、学生時代よりも高いレベルで求められますが、根本的な部分は共通しています。

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たとえば、挨拶ができる、敬語を使い分けられる、失礼のない言葉遣いで会話できるなどです。人としてのマナーは、ビジネスマナーにも大きくつながっています。

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事務職では柔軟性のある人も多くいます。

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日々のルーティンワークに加えて、突然の依頼や変更にも対応するため、柔軟性をもって業務に携わることが重視されています。

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良い調子ですね！ けど最後に1つ、自己PR文を作成する前に注意すべき点を押さえましょう。

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事務職と一言でいっても、業界によって仕事内容は異なります。志望する企業の特徴を理解して、仕事内容を深掘りしましょう。

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そうならないように、なるべく深く職種を理解することは大切ですよ。

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会社説明会への参加、求人募集や企業のHPのチェックは必須です。また、OB・OG訪問も活用するとさらにリアルな話が聞けますよ。

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そもそもなぜ事務職かを明確にすることも重要です。

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自己分析や企業分析ばかりに気を取られると、根本的な部分を忘れてしまいますよね。自分が面接官になったつもりで、何も知らない人に質問を投げかけるように自問自答してみてください。

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鋭いですね！ 実は会社への志望理由は、面接官が一番知りたいといわれている質問です。

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そうですね。志望理由をしっかりと答えることで、会社への意欲や熱意も伝わるため、選考準備の際は必ず確認すべきポイントです。

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良いですね！ ですが、アピールポイントがたくさんありすぎても、一貫性がないように思われてしまうので注意が必要です。

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これから3つのポイントを紹介するので、自己PR作成時に意識してみてください。

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先ほど書きたい内容がたくさんあるといっていましたね。

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そしたら、伝えたい内容は1つに絞ると決めてから取り掛かると良いですよ。

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アピールポイントを1つに絞ったら、次はそれを裏付けるために、関連したエピソードを交えます。

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はい、経験のことをいいます。実体験を述べることで、説得力が上がるだけでなく、面接官も論点が理解しやすくなります。

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最後に、自分の強みが入社後どのように発揮されるかを答えましょう。

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これで自己PR文を作成できそうですか？

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良い意気込みですね！ そしたら、私と一緒に手順を踏みながら考えていきましょうか。

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自己PRの始まりは、結論から述べることです。

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意外に思うかもしれませんが、結論ファーストは社会人になってからも役に立ちますよ。先に伝えたいことを伝えることで、聞き手が論点を理解しやすくなります。

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その通りです！

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では、結論の次に伝えることは何だと思いますか？

田中キャリアアドバイザー

正解です！ うみさんは、学生時代のアルバイトやインターンシップ、サークルの経験など、結論を裏付けるエピソードはありますか？

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素晴らしい実行力ですね！

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自己PRの締めは、もう一度結論を伝えることです。

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結論は冒頭と全く同じではなく、長所を企業でどう活かしていけるかを伝えます。

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ここからは事務職を目指す人の自己PR例文と、避けるべき例文を紹介します。自分の強みと当てはめて、考えてみてください。

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単にコミュニケーションを取れることを示すのではなく、コミュニケーションという言葉の本質を理解していることがわかる例文ですね。

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さらにパフォーマンスを落とさないためにも、余裕をもたせることが重要です。その点がこの例文で述べられているのが、素晴らしいです！

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時系列をもって説明されていて、わかりやすいですね！

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問題点を明確にし、それに対しての改善策と解決方法がわかりやすく伝えられているのが素晴らしいです。

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それほど努力家なことがわかりますね。数字が示されることで、さらに説得力のある例文が完成しましたね。

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ただボランティアをした経験だけでなく、そこで学んだことを言語化できているのが良いですね。

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どのような点が理不尽だったか、どのようにその経験を乗り越えたのか、具体的な説明がないと、受け取り側に誤解が生じる可能性があるので注意が必要です。

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そうですね。長々としたエピソードではなく、要点を絞った内容を心がけましょう。

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幅広い経験を伝えるよりも、1つに絞ってエピソードを述べると良いでしょう。

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そうですね。口語表現や略語は使用するのを避け、正しい敬語を使うようにしてください。

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今日は事務職の自己PRについて解説しました。どうでしたか？

田中キャリアアドバイザー

よかったです！ まずは自己分析をして、自分の強みを理解しましょう。企業や職種への深掘りも忘れてはなりませんよ。